Informace pro zaměstnavatele – Dohlášení údajů o jeho zaměstnancích

Informace pro zaměstnavatele – Dohlášení údajů o jeho zaměstnancích

ČSSZ připomíná zaměstnavatelům, že pro účely kompletnosti nové evidence zaměstnanců vedené v rámci systému JMHZ je zaměstnavatel podle zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele povinen u zaměstnanců, kteří byli vedeni v registru pojištěnců podle zákona o nemocenském pojištění ve znění účinném před 1. 4. 2026, alespoň 1 den v období od 1. 1. 2026 do 31. 3. 2026 (v případech, kdy bude zaměstnavatel za zaměstnance posílat jednotné měsíční hlášení, např. z důvodu odloženého příjmu, týká se tato povinnost i u zaměstnanců před tímto obdobím), dohlásit o jeho zaměstnancích údaje, které ČSSZ neevidovala v registru pojištěnců.

Dohlášení údajů o zaměstnancích je nutné učinit elektronicky ve stanoveném formátu a struktuře,
a to v období od 1. do 30. dubna 2026.

ČSSZ připravila přehlednou tabulku údajů, které je třeba dohlásit, a to ve vazbě na státní občanství, druh činnosti a daňovou rezidenci zaměstnance, včetně uvedení (ne)povinnosti či podmíněné povinnosti jednotlivých atributů.

Upozorňujeme, že pro účely následného podávání a přijímání jednotného měsíčního hlášení je nezbytné v měsíci dubnu tyto údaje dohlásit. U každého zaměstnance je nutné uvést stát daňové rezidence, to platí i u českých pracovníků s daňovou rezidencí v České republice, a to včetně data platnosti změny kódu státu rezidentství.

Pro prvotní dohlášení rezidentství platí tato pravidla:

• Pokud zaměstnanec nastoupil před 1. 1. 2026, uvede se do položky „Platnost změny kódu státu rezidentství od“ (atribut 10459) datum 1. 1. 2026.
• Pokud zaměstnanec nastoupil 1. 1. 2026 a později, uvede se do položky „Platnost změny kódu státu rezidentství od“ (atribut 10459) datum shodné s datem nástupu zaměstnance do zaměstnání.

Pokud dojde k jakékoliv pozdější změně v položce „kód státu rezidenství“ (atribut 10068), bude změna hlášena k datu, ke kterému nastala.

Tyto údaje jsou nezbytné pro správné vyhodnocení nároku na uplatnění daňových slev a pro validaci podání v systému. V této souvislosti bylo zaznamenáno, že se někdy zaměňuje údaj o státním občanství zaměstnance s jeho daňovou rezidencí. Jedná se však o dva rozdílné údaje – státní občan České republiky může být daňovým rezidentem v zahraničí a naopak.

• Pokud je zaměstnanec daňovým rezidentem v zahraničí, v evidenci zaměstnanců uvedete kód příslušného zahraničního státu daňové rezidence.
• U zaměstnance, který je daňovým rezidentem v České republice, uvedete kód státu daňové rezidence Česká republika (CZ).

Od 27. 4. 2026 je umožněno na ePortálu ČSSZ není v současnosti možné ve službě Registrace zaměstnance (REGZEC) vyhledat zaměstnance, kteří již byli odhlášeni z evidence zaměstnanců, tj. je možné i za tyto osoby dohlašovat údaje prostřednictvím Akce 3 (Změna).

Upozorňujeme, že v případě dohlašování údajů za zaměstnance prostřednictvím REGZEC Akce 3 (Změna) u zaměstnanců, kteří již byli z evidence zaměstnanců odhlášeni, je nutné vyplnit i atribut číslo 10224 Datum skončení zaměstnání.

Děkujeme za pochopení.

Všechny druhy činnosti (vyjma DPP)
Státní občanství ČR, Stát rezidenství ČR

*P = povinné, N = nepovinné, PP (xxxxx) = podmíněně povinné, kde xxxxx je číslo atributu, na kterém je povinnost závislá

Druh činnosti DPP
Státní občanství ČR, Stát rezidenství ČR

*P = povinné, N = nepovinné, PP (xxxxx) = podmíněně povinné, kde xxxxx je číslo atributu, na kterém je povinnost závislá

Všechny druhy činnosti (vyjma DPP)
Státní občanství ČR, Stát rezidenství mimo ČR

*P = povinné, N = nepovinné, PP (xxxxx) = podmíněně povinné, kde xxxxx je číslo atributu, na kterém je povinnost závislá

Druh činnosti DPP
Státní občanství ČR, Stát rezidenství mimo ČR

*P = povinné, N = nepovinné, PP (xxxxx) = podmíněně povinné, kde xxxxx je číslo atributu, na kterém je povinnost závislá

Všechny druhy činnosti
Státní občanství mimo ČR, Stát rezidenství mimo ČR

*P = povinné, N = nepovinné, PP (xxxxx) = podmíněně povinné, kde xxxxx je číslo atributu, na kterém je povinnost závislá

Všechny druhy činnosti
Státní občanství mimo ČR, Stát rezidenství ČR

*P = povinné, N = nepovinné, PP (xxxxx) = podmíněně povinné, kde xxxxx je číslo atributu, na kterém je povinnost závislá