Efektivní správa dokumentů ušetří až 5 hodin týdně. Pečujte o své dokumenty, jak si zaslouží
Správu firemních dokumentů, interního zlata, je třeba vnímat jako jednu z nejdůležitějších entit, o kterou se má společnost bez ohledu na typ svého byznysu starat. Správně nastavený DMS (Data Management Systém) pomáhá udržet ve firemních dokumentech pořádek a zajistí jejich bezpečnost, maximálně zefektivňuje jejich sdílení, vyhledávání a workflow. Skutečná, ne pouze domnělá, digitalizace dokumentů a jejich správa může ušetřit firmě o 50 lidech přes milion korun za rok.
Co je psáno, to je dáno. Toto zásadní pravidlo je dnes třeba trochu updatovat na: Co je zaznamenáno, dá se dohledat. Každá firma pracuje s dokumenty a bohužel až 30 % společností zaznamenává jejich ztrátu. Jak tomu předejít?
Univerzální nástroj pro správu dokumentů roste s firmou
Stále ještě řada společností včetně úřadů uchovává dokumenty v písemné podobě, nebo je skenuje a ukládá do složek na server nebo cloudu. To považuje za digitalizaci a bezpečnou správu svého možná největšího interního jmění. Vyhledání takto uloženého dokumentu pro další práci s ním nemusí být snadné. Z nedávného průzkumu International Data Corporation zaměřeného na efektivitu práce vyplynulo, že zaměstnanec stráví průměrně pět hodin týdně hledáním dokumentů. Při plném pracovním úvazku se tedy jedná o 20 hodin měsíčně, které by při správném použití DMS mohl využít mnohem efektivněji. Navíc mívají jednotlivá oddělení jako HR, účtárna, IT, management a podobně svou agendu uloženu separátně a musejí pak dokumenty s kolegy buď sdílet na cloudovém úložišti, nebo si je posílají e-maily, či je tisknou a předávají si je v papírové podobě, a to může opět vést k chybám, ztrátám či opomenutím.
Nástrojem, který dokáže tento mnohdy až neutěšený stav efektivně vyřešit, může být kvalitní a univerzální Dokument Management Systém (DMS), jenž dokáže navíc růst s požadavky firmy. „Znamená to, že ačkoli se primárně zavádí například pro HR agendu, může v něm své dokumenty spravovat i účtárna a další oddělení. Takový nástroj dokáže pokrýt všechny procesy spojené se správou dokumentů bez ohledu na to, o jaký typ dokumentu a jakou firmu se jedná,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel ze softwarové a poradenské společnosti Onlio, která stojí za vývojem DMS eDoCat.
Efektivita a digitalizace procesů je klíčem k úspěchu
V každé firmě, bez ohledu na její core business, existuje šest základních procesů, kterými se zaměstnanci při práci s dokumenty zabývají. Nejprve musí dokument vytvořit. K tomu je vhodné využívat předem definované šablony, což urychlí práci a zjednoduší následnou manipulaci s dokumentem díky klasifikaci. Dále je třeba dokument připomínkovat a následně schválit, bez ohledu na to, jak a kdo na něm pracoval. Další fází je prokazatelné seznámení se s obsahem, ať už jde o interní směrnici, smlouvu, projektové podklady či akceptační protokol. „A v neposlední řadě do těchto základních procesů spadá i přezkoumání čili revize dokumentů a jejich vyhledávání. V univerzálním DMS je možné provádět veškeré tyto úkony, čímž se v podstatě naplňuje pojem digitalizace procesů práce s dokumenty a kruh se uzavírá,“ shrnuje podstatu správné digitalizace Pavel Nykl.
Dokumenty musí být nejen centrálně uloženy na jednom úložišti s jasně definovanými bezpečnými přístupy pracovníků. Tyto dokumenty musí být také správně klasifikované, tedy mít strukturované vlastnosti, metadata, která umožní rychlé vyhledávání dle přístupových oprávnění. „A v neposlední řadě se pomocí DMS zefektivní oběh dokumentů po firmě. Stále s nimi budou pracovat lidé, ale uvnitř systému, který nenechá nikoho zapomenout na to, co má s dokumentem udělat,“ uzavírá Pavel Nykl, obchodní ředitel Onlio.
Onlio je ryze česká IT společnost specializující se na softwarové produkty zaměřené na digitalizaci firemních procesů a systémovou integraci. Onlio disponuje nejvyšší certifikací v celosvětové síti partnerů Pipedrive CRM (Elite) a Atlassian (Platinum Solution partner Enterprise), kde patří mezi 10 největších partnerů v Evropě. Vlastní produkt eDoCat DMS postavený na platformě Alfresco CE je jedním z řešení s nejlepším poměrem cena/výkon na současném trhu nástrojů pro správu elektronických dokumentů a řízení jejich oběhu pomocí workflow, což dokládají mnohá prestižní ocenění, např. IT produkt roku anebo opakované úspěchy v soutěži CIO Business world Případová studie roku.
Poslední zprávy z rubriky Podnikání:
Přečtěte si také:
Prezentace
26.04.2024 Historie a vývoj vodovodních baterií: Od...
25.04.2024 Pobřeží Egejského moře - ideální tip na všechny...
24.04.2024 Výsledková sezóna: Jak se daří výrobcům čipů a...
Okénko investora
Olívia Lacenová, Wonderinterest Trading Ltd.
Dlouho očekávaná událost ze světa kryptoměn. Přinese další halving bitcoinu nová maxima?
Štěpán Křeček, BHS
Petr Lajsek, Purple Trading
Ali Daylami, BITmarkets
Michal Brothánek, AVANT IS
Miroslav Novák, AKCENTA
Spotřebitelská inflace v eurozóně odeznívá, pro služby to však úplně neplatí
Jiří Cimpel, Cimpel & Partneři
Jakub Petruška, Zlaťáky.cz
Okénko nemovitosti
Jan Dvořák, Salutem Fund
?
Okénko pro podnikatele
Jitka Weiss, SNAIL TRAVEL INTERNATIONAL a.s.