Jak připravit projekt implementace ERP systému

Precizní příprava projektu začíná definicí slabých míst současného stavu, a především detailní definici stavu cílového. Je potřeba si uvědomit, že nasazení ERP řešení s sebou přináší celou řadu změn po stránce organizační, řídící i procesní. ERP systém je pouze nástrojem, který se při každodenním chodu firmy používá. Zároveň je však nástrojem, při jehož nasazení se fungování firmy od základů mění.

Kvalitní ERP se totiž orientují nejen na funkčnost, ale jejich cílem je především celková podpora organizace práce, řízení a následného reportingu. Vzhledem k tomu, že rozhodnutí o nasazení ERP souvisí často s požadavky na takové oblasti podpory řízení, jako jsou např. řízení vztahů se zákazníky, sjednocení a zefektivnění procesů, řízení výroby, controlling, forecasting, projektový management apod., znamená to, že se musí přesně definovat jednotlivé role a zodpovědnosti jednotlivých uživatelů. Bez přesné a jednoznačné definice totiž nastanou problémy, a to ani ne nutně ve fázi implementace systému, jako spíše po jeho spuštění.

Definice výše uvedeného je přitom pro řadu zájemců o nový ERP systém velice složitý a někdy i nerealizovatelný úkol. Mimo jiné i proto, že nejsou dostatečně seznámeni s možnostmi, které dnešní ERP systém nabízejí. Proto je více než vhodné, aby se vedení společnosti, která si hodlá pořídit informační systém, ještě před započetím projektu podrobně informovalo o všem, co systém může nabídnout a co po něm vlastně lze požadovat. 

K tomu lze využít řadu zdrojů počínaje odbornými časopisy či webovými portály, službami specializovaných společností, zkušenostmi jiných společností z podobné oblasti podnikání i návrhy a doporučeními potenciálních dodavatelů ERP systémů. Právě poslední zmiňované není radno podcenit. Ačkoli vám někteří z dodavatelů budou navrhovat řešení nejvýhodnější pro ně samotné, dokážete při porovnání tří či čtyř různých návrhů sami stanovit pro vás optimální variantu. 

Co očekávat od dodavatele ERP systému

Korektní dodavatel, respektive implementační partner, ERP systému nejdříve zmapuje stávající stav u vás ve firmě, tedy provede tzv. předimplementační analýzu. Na základě těchto zjištění pak navrhne možnosti řešení a pomůže vám definovat cíle implementace. Až teprve poté se zaměří na vlastní informační systém. 

Pojmy jako předimplementační analýza, studie proveditelnosti apod. připadají některým zájemcům o ERP systém bohužel jako zbytečné. Přitom zcela standardní je situace, kdy očekávání zákazníka vůbec nekoresponduje s technickými možnostmi ERP řešení. Dokud není provedena ona analýza, tak se však toto nezjistí, a ukáže se to až v průběhu implementace, a někdy dokonce teprve až po jejím ukončení.      

Připravte se na změnu myšlení

Tímto se také dostáváme k jedné z nejobtížnějších fází výběru nového ERP systému. Většina zákazníků při výběru vychází z předchozích zkušeností. Z toho, jak „se to u nás vždycky dělalo“, což je stav zatížený mnohdy roky provozní slepoty. Běžný je postoj firmy ve stylu: co fungovalo – zachovat, co nefungovalo – doplnit. Od nového řešení pak firma očekává, že bude mít některé vlastnosti původního produktu, respektive způsobu fungování, pouze vylepšené o to, co firmě nevyhovovalo. 

Jenže každé ERP řešení je tvořené s jinou logikou i architekturou. Každý ERP systém je jiný, a třeba s přechodem od účetního systému k ERP řešení jde o naprostou změnu logiku fungování nejen systému, ale hlavně práce s ním. Stejně tak je nutné si uvědomit, že 10-ti a víceleté návyky uživatelů budou v novém ERP konfrontovány se zcela novými možnostmi moderních technologií a principů. Tam, kde byl uživatel zvyklý na exporty do Excelu, jsou dnes k dispozici pokročilé BI nástroje přímo uvnitř systému. Tam, kde zafungoval e-mail, dnes nastoupí workflow a automatizace procesů. 

Moderní produkty jsou také plně přizpůsobitelné z pohledu ergonomie, ovládání či používané terminologie. Webový či mobilní přístup lze dnes považovat za samozřejmost, ale na tyto nástroje je také potřeba uživatele naučit, aby mohli těžit z jejich výhod. Moderní ERP už neplní pouhou evidenční roli, ale za uživatele přebírá aktivitu, kdy dokáže samostatně vyhodnotit nestandardní či definované události a zvoleným způsobem o nich informovat uživatele. Pojmy jako „bezpapírová kancelář“, digitalizace či IoT se dnes stávají standardy. Jenže zaměstnanci firmy, která tyto moderní nástroje nepoužívala, to nevědí a nejsou na to zvyklí. Příprava na implementaci ERP systému tedy obvykle znamená přípravu na změnu myšlení a stylu práce. To platí nejen pro top management, ale pro každého jednoho zaměstnance, pro každou jednu pracovní pozici. A tohle není radno podcenit, jinak se totiž může stát, že šanci, kterou nasazení nového ERP systému vaší firmě přináší, můžete také promarnit.