Druhé kolo whistleblowingu je tady. Jak se na něj připravit?

Doposud se povinnost zavedení ochrany oznamovatele týkala jen velkých společností nad 250 zaměstnanců. Od 15. prosince bude ovšem platit i pro malé a střední firmy, které zaměstnávají 50 a více zaměstnanců. V případě promeškání lhůty firmám hrozí sankce 1 milion korun.

Whistleblowing se nově dotkne všech firem s padesáti a více zaměstnanci. Tyto společnosti musí nejpozději do 15. 12. 2023 zavést oznamovací systém. Ačkoliv je tento termín „na spadnutí“, zájem ze strany dotčených firem je spíše pozvolný. „Pro řadu menších či středních společností bez napojení na nadnárodní skupiny je toto téma stále nové a vnímají jej pouze jako další administrativu navíc,“ vysvětluje Vít Havrda z advokátní kanceláře KODAP Legal.

Je však vhodné připomenout, že už nyní se zaměstnanci a další pracovníci mohou obracet na oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti ČR. „Firmám doporučuji neotálet, ať se zbytečně nestane, že pracovníci budou problémy ventilovat „veřejně“ – ať už na stránkách hodnocení firem nebo dokonce v médiích,“ říká Jiří Hradský, advokát SEDLAKOVA LEGAL.

Jak by měly firmy postupovat? V první řadě je nutné si určit bezpečné oznamovací kanály, přes které budou oznámení přijímána. „Podle zákona o ochraně oznamovatelů to musí být takové kanály, které umožní přijímání písemně (email/software), ústně (telefon/software) a osobně,“ popisuje Hradský. Dalším krokem je pak určení příslušné osoby či osob, které budou odpovědné za prošetření oznámení. „Tato osoba či osoby můžou být určené interně nebo externě. Musí zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozví. V případě porušení mlčenlivosti jí hrozí sankce do 100 000 korun,“ upozorňuje Hradský. Podle Víta Havrdy z kanceláře KODAP Legal by si měly být příslušné osoby vědomy toho, že na ně mohou být kladeny značné nároky v oblasti znalosti právních předpisů při posuzování a kvalifikaci podaného oznámení, resp. oznámeného skutku. Často se tak příslušná osoba neobejde bez pomoci odborných poradců, není-li sama takovým poradcem.

Dalším krokem je příprava informačního dokumentu, který bude vyvěšen na webových stránkách společnosti. Jeho součástí musí být informace, kdo je příslušnou osobou, jaké jsou oznamovací kanály a že oznamovatel může také využít oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti ČR https://oznamovatel.justice.cz.

Firma musí také přijmout novou směrnici, která nastavuje pravidla pro řešení oznámení a přijímání opatření. Procesní dokument následně slouží jako prokázání splnění povinností vyplývajících ze zákona, jako povinnost posuzovat důvodnost oznámení, povinnost přijmout vhodná opatření a podobně.

V neposlední řadě je pak nutné proškolit příslušnou osobu, vedení a personál společnosti. „Pro každou skupinu by mělo být přizpůsobeno školení. Pokud firma nechce nebo nemá prostor proškolit všechny, je potřeba proškolit alespoň příslušnou osobu,“ dodává Jiří Hradský z advokátní kanceláře SEDLAKOVA LEGAL.