Prohlášení o zpracování osobních údajů – Systém pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI)

Obecně o Systému pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI)

Systém pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI) je bezpečný, mnohojazyčný online nástroj, který usnadňuje výměnu informací mezi veřejnými orgány zapojenými do praktického provádění práva EU. Umožňuje jim plnit povinnosti týkající se přeshraniční správní spolupráce v řadě oblastí politiky jednotného trhu.

Systém IMI, který vznikl v roce 2008 za účelem provádění směrnice o službách, v současné době podporuje 102 postupů správní spolupráce v 21 různých oblastech politiky. Modernizace přeshraniční spolupráce na celostátní, regionální i místní úrovni prostřednictvím systému IMI zlepšila spolupráci mezi veřejnými orgány. To přináší užitek jak občanům, tak podnikům.

Ve zprávě o patnáctiletém fungování systému IMI, která byla zveřejněna v listopadu 2023, se zdůrazňuje, že tento systém odstraňuje komunikační překážky mezi členskými státy EU, umožňuje bezproblémovou správní spolupráci a sdílení informací, čímž podporuje digitalizaci a vytváří propojenější a přístupnější jednotný trh pro občany i podniky.

Pomocí IMI mohou orgány identifikovat odpovědnou kontaktní osobu v jiné zemi a vyměňovat si informace, které jsou konkrétně požadovány. Jeho hlavním úkolem je usnadnění výměny informací mezi orgány členských států prostřednictvím standardních otázek a odpovědí souvisejících s tématem ve všech jazycích EU.

Systém pokrývá nejběžnější postupy správní spolupráce:

1. Žádosti jsou nejčastějším typem činnosti v systému IMI. Žádosti zasílané přes systém IMI jsou individuální výměnou údajů mezi dvěma příslušnými orgány. Jedná se o mechanismus výměny informací za použití souboru předem přeložených standardizovaných otázek a odpovědí ve všech jazycích EU. Prakticky pak situace funguje tak, že například český architekt chce pracovat v Německu, a německý úřad potřebuje potvrdit pravost jeho vysokoškolského diplomu. Prostřednictvím systému IMI zašle německý orgán českému orgánu žádost o informace, kterou český orgán může přijmout a obratem odpovědět dle přeložených standardizovaných polí. Výměna tak může probíhat ve dvou rozdílných jazycích.
2. Oznámení a výstrahy zasílané přes systém IMI se využívají v situacích, kdy chce jeden členský stát sdílet informace s ostatními členskými státy anebo s Evropskou komisí. Jedná se o obecnější zprávu, než je žádost, která není směřovaná jednomu konkrétnímu orgánu, ale například celé zemi nebo všem členským státům. Tyto zprávy mohou mít informativní (oznámení) nebo varující (výstrahy) účel.
3. Úložiště IMI umožňují orgánům sdílet informace týkající se konkrétní oblasti politiky prostřednictvím centralizovaných databází. Tyto centralizované databáze se mohou týkat mnoha různých oblastí od kulturních statků, přes databázi právních předpisů až po anonymizované statistické údaje o využívání systému IMI.
4. Veřejná rozhraní systému umožňují externím subjektům komunikovat s příslušnými orgány registrovanými v systému IMI (např. ohledně případů pro síť SOLVIT, žádostí o Evropský profesní průkaz či prohlášení o vysílání pracovníků v silniční dopravě). V praxi se jedná o možnost hospodářských subjektů nebo fyzických osob přímo komunikovat s veřejnými institucemi členských států Evropské unie.

Úvod

Ministerstvo průmyslu a obchodu se sídlem Na Františku 1039/32, 110 15 Praha, Staré město, IČ: 47609109 (dále jen „Správce“), jakožto správce osobních údajů, si tímto dovoluje informovat subjekty údajů, se kterými přichází do styku o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů subjektů údajů v rámci Systému pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI).

Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „GDPR“) a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Jako správce osobních údajů na základě povinnosti dané zvláštními zákony při zpracování osobních údajů dbáme práva na ochranu soukromého a osobního života subjektu údajů.

Správce: Evropská komise, Generální ředitelství pro vnitřní trh, průmysl, podnikání a malé a střední podniky, oddělení E.4 – Podpora souladu s předpisy (dále jen „oddělení E.4 GŘ GROW“) a orgány členských států Evropské unie působící jako správci osobních údajů ve vztahu k vlastním činnostem zpracování osobních údajů.

1. Proč a jak zpracováváme Vaše osobní údaje?

Účelem systému IMI je zlepšit fungování jednotného trhu usnadňováním správní spolupráce a vzájemné pomoci mezi členskými státy. Děje se tak prostřednictvím spolehlivého nástroje k bezpečné výměně informací (včetně některých osobních údajů) mezi vnitrostátními správními orgány členských států EHP a, pokud tak stanoví příslušné akty Unie, Komisí, orgány EU, úřady a agenturami. Provozování systému se řídí nařízením (EU) č. 1024/2012 (dále jen „nařízení o systému IMI“) a pro správní spolupráci jej lze využívat v oblastech uvedených v příloze nařízení o systému IMI a pro pilotní projekty (jedná se o správní činnosti dle Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES ze dne 12. prosince 2006 o službách na vnitřním trhu: kapitola VI, čl. 39 odst. 5 a případně čl. 15 odst. 7, není-li v souladu se směrnicí 98/34/ES učiněno oznámení stanovené v uvedeném článku; Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/36/ES ze dne 7. září 2005 o uznávání odborných kvalifikací: článek 8, čl. 50 odst. 1, 2 a 3 a článek 56; Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2011/24/EU ze dne 9. března 2011 o uplatňování práv pacientů v přeshraniční zdravotní péči: čl. 10 odst. 4; Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1214/2011 ze dne 16. listopadu 2011 o profesionální přeshraniční silniční přepravě eurohotovosti mezi členskými státy eurozóny: čl. 11 odst. 2; a Doporučení Komise ze dne 7. prosince 2001 o zásadách využívání sítě SOLVIT – sítě pro řešení problémů vnitřního trhu: kapitoly I a II).

Výměna informací probíhá strukturovaným způsobem podle předem stanovených postupů a ve většině případů na základě předem přeložených otázek a odpovědí.

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů se vztahuje na tu část systému IMI, za kterou je odpovědné Ministerstvo průmyslu a obchodu jakožto národní koordinátor systému IMI pro Českou republiku dle čl. 6 nařízení o systému IMI, a jakožto příslušný orgán provádějící zpracování činností dle čl. 7 nařízení o systému IMI, tj. na:

1. Shromažďování osobních údajů a registraci uživatelů orgánů České republiky a ukládání a mazání osobních údajů uživatelů systému IMI orgánů České republiky;
2. Přijímání, rozesílání a zpracování žádostí o výměnu informací od a pro další orgány jiných členských států EU nebo EHP týkající se:
   1. informací o fyzických nebo právnických osobách v oblasti poskytování služeb a podmínek usazení těchto subjektů dle Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES ze dne 12. prosince 2006 o službách na vnitřním trhu;
   2. ověření odborné kvalifikace fyzických osob, včetně získání živnostenského oprávnění a zápisu v živnostenském rejstříku dle Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/36/ES ze dne 7. září 2005 o uznávání odborných kvalifikací;
   3. informací o fyzických nebo právnických osobách v rámci správní spolupráce v modulu Spolupráce v oblasti ochrany spotřebitele (CPC) dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2017/2394 ze dne 12. prosince 2017 o spolupráci mezi vnitrostátními orgány příslušnými pro vymáhání dodržování právních předpisů na ochranu zájmů spotřebitelů a o zrušení nařízení (ES) č. 2006/2004;
   4. ověření a uznání odborné kvalifikace fyzických osob za účelem vydání evropského profesního průkazu (EPC) dle Prováděcího nařízení Komise (EU) 2015/983 ze dne 24. června 2015 o postupu pro vydávání evropského profesního průkazu a provádění výstražného mechanismu podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/36/ES;
   5. informací o fyzických nebo právnických osobách za účelem asistence a pomoci ve vyřešení případu v rámci sítě SOLVIT v situacích, kdy ze strany veřejnoprávního orgánu jiné členské země EU došlo k porušení práv, která vyplývají z občanství EU, nebo došlo k porušení práv podniku, přičemž se tato asistence řídí dle Doporučení Komise ze dne 7. prosince 2001 o zásadách využívání sítě SOLVIT – sítě pro řešení problémů vnitřního trhu;
   6. informací o fyzických nebo právnických osobách v oblasti vysílání pracovníků dle Směrnice Evropského Parlamentu a Rady 96/71/ES ze dne 16. prosince 1996 o vysílání pracovníků v rámci poskytování služeb;
   7. informací o fyzických nebo právnických osobách za účelem plnění elektronických postupů v souladu s Prováděcím nařízení Komise (EU) 2022/1463 ze dne 5. srpna 2022, kterým se stanoví technické a provozní specifikace technického systému pro přeshraniční automatizovanou výměnu důkazů a uplatňování zásady „pouze jednou“ v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1724, a to v okamžiku, není-li technický systém pro výměnu důkazů „pouze jednou“ dostupný nebo vybere-li si takovou možnost sám uživatel;
   8. informací o fyzických nebo právnických osobách v oblasti udělování souhlasu s přepravou zbraní a hlavních částí zbraní z České republiky a do České republiky dle zákona č. 228/2005 Sb., o kontrole obchodu s výrobky, jejichž držení se v České republice omezuje z bezpečnostních důvodů, a o změně některých zákonů; nařízení vlády č. 282/2013 Sb., o stanovení seznamu stanovených výrobků, podmínek, za nichž lze uskutečnit jejich dovoz nebo přepravu, a o stanovení některých podmínek pro určené výrobky, za nichž lze uskutečnit jejich vývoz; nařízení vlády č. 565/2025 Sb., kterým se mění nařízení vlády č. 282/2013 Sb., o stanovení seznamu stanovených výrobků, podmínek, za nichž lze uskutečnit jejich dovoz nebo přepravu, a o stanovení některých podmínek pro určené výrobky, za nichž lze uskutečnit jejich vývoz, ve znění pozdějších předpisů; Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 258/2012 ze dne 14. března 2012 , kterým se provádí článek 10 protokolu Organizace spojených národů proti nedovolené výrobě střelných zbraní a jejich součástí, dílů a střeliva a obchodování s nimi, který doplňuje Úmluvu Organizace spojených národů proti nadnárodnímu organizovanému zločinu (protokol OSN o střelných zbraních), a stanoví vývozní povolení, opatření pro dovoz a tranzit střelných zbraní, jejich součástí, dílů a střeliva; a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2025/41 ze dne 19. prosince 2024 o opatřeních pro dovoz, vývoz a tranzit palných zbraní, hlavních částí a střeliva, kterým se provádí článek 10 Protokolu Organizace spojených národů proti nedovolené výrobě střelných zbraní a jejich součástí, dílů a střeliva a obchodování s nimi, který doplňuje Úmluvu Organizace spojených národů proti nadnárodnímu organizovanému zločinu (protokol OSN o palných zbraních).

Ministerstvo průmyslu a obchodu nepředává shromážděné osobní údaje subjektu údajů, ale vkládá do systému IMI pouze relevantní osobní údaje, které jsou nezbytné pro řešení daného případu. Zejména nepředává zvláštní kategorie osobních údajů, ledaže by to bylo nezbytné s ohledem na charakteristiky konkrétního případu.

Osobní údaje subjektů nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

Účelem shromažďování osobních údajů uživatelů systému IMI je potřeba Ministerstva průmyslu a obchodu mít přístup ke kontaktním údajům těchto uživatelů, aby bylo možné účinně spolupracovat s orgány České republiky na národní koordinaci a správě provozu systému IMI. Tyto kontaktní údaje mohou být zpracovány Ministerstvem průmyslu a obchodu pro účely slučitelné s nařízením o systému IMI, tj.: sledování využívanosti systému, komunikaci, vzdělávací a osvětové iniciativy a shromažďování informací o správní spolupráci a vzájemné pomoci na vnitřním trhu.

Účelem dočasného uchovávání osobních údajů osob, které jsou předmětem výměny informací mezi orgány, je zpracování údajů pomocí systému IMI pro podporu správní spolupráci mezi příslušnými orgány členských států na základě právních předpisů EU v oblastech vnitřního trhu uvedených v příloze nařízení o systému IMI nebo v rámci pilotních projektů podle článku 4 nařízení o systému IMI.

1. Z jakého právního důvodu (důvodů) zpracováváme Vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem splnění právní povinnosti, který se na správce údajů vztahuje (čl. 5 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) 2018/1725) podle článků 3, 4, 5, 7, 8, a 13 až 17 a přílohy nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1024/2012 ze dne 25. října 2012 o správní spolupráci prostřednictvím systému pro výměnu informací o vnitřním trhu a o zrušení rozhodnutí Komise 2008/49/ES („nařízení o systému IMI“).

1. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?

V rámci systému IMI jsou shromažďovány a zpracovávány tyto kategorie subjektů údajů a kategorie osobních údajů:

1. Ohledně uživatelů systému IMI, tj.: zaměstnanců orgánů veřejné moci za Českou republiku, kteří pro výkon agendy potřebují mít přístup do systému IMI, se jedná o základní identifikační osobní údaje, a to konkrétně o:
   1. jméno a příjmení,
   2. služební telefonní číslo,
   3. služební emailová adresa,
   4. název organizace,
   5. případně číslo faxu.

Kontaktní údaje získáváme od subjektu údajů nebo od organizace, ke které náleží.

1. Ohledně osob, které jsou předmětem výměny informací v rámci systému IMI se jedná o osobní údaje těchto osob, ke kterým Ministerstvo průmyslu a obchodu potřebuje přístup za účelem zodpovězení a zpracování žádostí od orgánů ostatních členských států. Primárně se jedná o:
   1. jméno a příjmení,
   2. rodné číslo,
   3. adresa,
   4. kontaktní údaje,
   5. v případě podnikajících fyzických osob pak údaje spojené s výkonem této činnosti, a to především identifikační číslo, druh vykonávané činnosti a další.

Tyto údaje mohou být různé, jak vyvstává z čl. 7 nařízení o systému IMI a může se tak jednat také o různé další osobní údaje, informace, dokumenty, závěry, prohlášení nebo ověřené kopie, které Ministerstvo průmyslu a obchodu obdrželo elektronicky prostřednictvím systému IMI, nebo na stejném základě jako obdobné informace získané ve své vlastní zemi.

Údaje získáváme od subjektu údajů nebo od právnické osoby, ke které náleží.

1. Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje?

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou ke splnění výše uvedených cílů, tj.:

1. Osobní údaje uživatelů IMI (pracovníků, kteří pracují pro příslušné orgány) se uchovávají po dobu, po kterou jsou tyto osoby uživateli systému IMI. Pokud přestává být fyzická osoba uživatelem IMI, její osobní údaje se zablokují (tj. pomocí technických prostředků je zajištěno, že nejsou běžným rozhraním systému IMI přístupné) na období 3 let. Tyto údaje mohou být zpracovány pouze jako důkaz o výměně informací a budou na konci uvedeného tříletého období odstraněny.

1. Osobní údaje osob, které jsou předmětem výměny informací, jsou zablokovány 6 měsíců po formálním ukončení daného postupu správní spolupráce. K zablokovaným údajům již uživatelé systému IMI nemají přístup a po 3 letech od formálního ukončení postupu správní spolupráce jsou automaticky vymazány. Ministerstvo průmyslu a obchodu nemá systémové oprávnění k úpravám osobních údajů osob, které jsou předmětem výměny informaci v systému IMI. Likvidace osobních údajů po skončení účelu jejich zpracování je v informačním systému IMI prováděna automaticky. Anonymní informace týkající se postupu jsou v systému IMI i nadále uchovávány pro statistické účely.

1. Jak chráníme a zabezpečujeme Vaše osobní údaje?

Všechny osobní údaje v elektronickém formátu (vyplněné formuláře, zprávy zasílané skrze systém IMI, dokumenty, databáze, nahrané soubory dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise.

Komise zajišťuje, aby byl systém IMI v souladu s požadavky platnými pro všechny IT systémy provozované Komisí stanovenými v rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Aby byly osobní údaje chráněny, v Komisi funguje řada technických a organizačních opatření. Technická opatření zahrnují náležité kroky k zajištění bezpečnosti na internetu a ochrany před ztrátou údajů, jejich pozměněním nebo neoprávněným přístupem k nim, a to s přihlédnutím k riziku spojenému se zpracováním údajů a k povaze zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k osobním údajům výlučně na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely této operace zpracování.

Kromě toho každý uživatel systému IMI dodržuje technická a organizační bezpečnostní opatření vycházející z vnitřních předpisů organizace a z vnitrostátních právních předpisů.

1. Kdo má přístup k Vašim osobním údajům a komu jsou dále poskytovány?

Přístup k osobním údajům uživatelů systému IMI se poskytuje oprávněným zaměstnancům Ministerstva průmyslu a obchodu, kteří odpovídají za operace vyjmenované v bodu č. 1 tohoto prohlášení podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni mlčenlivostí podle služebního zákona a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Osobní údaje ze systému IMI nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládá zákon. např. pro orgány činné v trestním řízení

1. Jaká jsou Vaše práva a jak je můžete uplatnit?

Jako uživatel systému IMI nebo osoba, která je předmětem výměny informací máte podle článků 14 až 25 nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup, opravu nebo vymazání vašich osobních údajů a právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování nebo právo na přenositelnost údajů. Jako uživatel systému IMI můžete svá práva uplatnit tak, že se obrátíte na Komisi, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů.

Veškeré žádosti o přístup k osobním údajům budou vyřízeny do jednoho měsíce.

Vaše práva můžete uplatnit prostřednictvím formuláře a postupu uvedeného na https://www.mpo.cz/cz/rozcestnik/ministerstvo/ochrana-osobnich-udaju/prohlaseni-o-zpracovani-osobnich-udaju-na-ministerstvu-prumyslu-a-obchodu--237325/.

Dotyčná osoba nemusí poskytnout souhlas s poskytnutím, shromažďováním a zpracováním osobních údajů.

V případě neposkytnutí osobních údajů ze strany uživatele dojde k nemožnosti registrace účtu v systému IMI, a tedy nemožnosti provádět zpracování žádostí a dalších správních činností zasílaných skrze systém IMI. Za každý orgán registrovaný v systému IMI je ale nutné mít alespoň jednoho uživatele, který souhlasí se zpracováním jeho nebo jejích osobních údajů.

V případě neposkytnutí osobních údajů ze strany osoby, která je předmětem výměny informací, nebude možné tuto výměnu informací provést, jelikož nebude možné identifikovat osobu, která je předmětem výměny informací. Aby se tak mohla výměna realizovat, subjekt údajů musí souhlasit s poskytnutím osobních údajů.

1. Kontaktní informace

Na správce je možné se obrátit na adrese Na Františku 1039/32, 110 15 Praha, Staré město, IČ: 47609109, nebo využít moderních komunikačních nástrojů: email: posta@mpo.gov.cz, nebo datovou schránkou: ID bxtaaw4

Dozorový orgán

Máte právo kdykoliv se obrátit se svou stížností na dozorový orgán, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů

Sídlo: pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice

Tel. č.: +420 234 665 111

Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO)

Žádost na uplatnění práv subjektu údajů je možné podat výše uvedeným způsobem nebo můžete přímo kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů:

Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO):

Jméno: Mgr. Jarmila Marta Šmardová

E-mail: poverenec@mpo.gov.cz

Tel.: +420 224 851 111