Pravidla pro vykazování personálních nákladů v programu Digital Europe (DEP, DIGITAL): metodické pokyny Evropské komise

Evropská komise zveřejnila v lednu 2025 nový Právní a finanční informační list (Legal and Financial Infosheet), který podrobně popisuje pravidla způsobilosti a výpočtu personálních nákladů v programu Digital Europe Programme (DEP). Dokument byl zveřejněn v lednu 2025. Soustředí se zejména na to, jaké personální náklady lze v projektech DEP vykazovat, za jakých podmínek a jak mají příjemci správně počítat denní sazbu, odpracované denní ekvivalenty a celkové personální náklady za vykazovací období. Infosheet vysvětluje jednotlivé kategorie nákladů, které mohou být ve výzvách DEP způsobilé, a zdůrazňuje, že grantová dohoda může obsahovat pouze ty náklady, které byly uvedeny již v projektovém návrhu. Čtyři základní kategorie jsou: A.1 zaměstnanci a ekvivalenty, A.2 fyzické osoby na přímou smlouvu, A.3 vyslané osoby a A.4 vlastníci MSP a fyzické osoby – příjemci bez mzdy. Každá kategorie má svá pravidla, nicméně nejdůležitější je kategorie A.1, která se týká zaměstnanců pracujících na základě pracovní smlouvy nebo jmenovacího aktu. Infosheet také připomíná, že příjemci mají na začátku projektu zvolit metodu vykazování personálních nákladů – buď skutečné náklady, nebo průměrné náklady podle obvyklých účetních postupů – a tuto metodu uplatňovat po celou dobu projektu konzistentně, bez ohledu na zdroj financování. Dokument vychází z Finančního nařízení EU, modelové grantové dohody pro DEP, anotované grantové dohody, standardního formuláře žádosti a dalších referenčních dokumentů dostupných na portálu Funding & Tenders.

Aby byly personální náklady způsobilé, musí být zahrnuté v rozpočtu grantové dohody, vzniklé v době realizace projektu, nezbytné pro jeho plnění, identifikovatelné, ověřitelné, vedené v účetnictví příjemce v souladu s národními předpisy i jeho obvyklou praxí a zároveň přiměřené a hospodárné. Pro kategorii A.1 je zásadní, aby odměňování odpovídalo pracovní smlouvě a interním mzdovým postupům organizace, bylo vypláceno konzistentně pro stejný typ práce a opíralo se o objektivní kritéria. Způsobilými náklady jsou například mzdy, pevné příplatky (dovolená, doprava, práce na dálku), odvody a objektivně zdůvodněné variabilní složky. Nezpůsobilé jsou naopak náklady agenturních pracovníků, náklady hrazené sociálním systémem (např. rodičovská), dividendy, bonusy závislé na obchodních výsledcích, nahodilé odměny nebo odměny podmíněné rozpočtem projektu.

Zásadní část infosheetu vysvětluje výpočet skutečných personálních nákladů u zaměstnanců. Výpočet probíhá na úrovni každého vykazovacího období a skládá se ze tří kroků: určení maximálního počtu deklarovatelných dnů, výpočet denní sazby a následně výpočet odpracovaných denních ekvivalentů. Maximální počet deklarovatelných dnů je standardně 215 dnů ročně, přičemž pro dílčí období se přepočítává podle počtu měsíců, kdy osoba pracovala na projektu, a podle úvazku; pro účely tohoto výpočtu se každý měsíc považuje za 30 dní. Pokud osoba nastoupí nebo skončí práci v jiný než první nebo poslední den měsíce, používá se poměrný výpočet. Výsledek se zaokrouhluje na nejbližší půlden. Denní sazba se vypočítá jako podíl skutečných personálních nákladů za dané období a maximálního počtu deklarovatelných dnů. Odpracované denní ekvivalenty musejí být doloženy měsíčními časovými prohlášeními nebo systémem evidence času; příjemce už na začátku projektu volí, zda eviduje čas v dnech, nebo v hodinách. Hodinová evidence se následně převádí na denní ekvivalenty podle pravidel uvedených v grantové dokumentaci a výsledná hodnota se zaokrouhluje na půlden.

Originální anglická verze infosheetu je dostupná zde.

Pravidla pro vykazování personálních nákladů v programu Digital Europe (DEP, DIGITAL): metodické pokyny Evropské komise - ilustrační obrázek