MU je v digitalizaci Erasmu premiantem v Evropě

MU je v digitalizaci Erasmu premiantem v Evropě

Pomáhá tomu iniciativa Evropské komise Erasmus without paper (EWP), jejímž cílem je zdigitalizovat celou administrativu Erasmu na všech univerzitách v celé Evropě. K propojení všech univerzit slouží jeden společný technický standard, skrze který spolu univerzity napřímo komunikují a předávají si informace i dokumenty o výměnných pobytech.

Už čtyři roky pracujeme na napojení našeho in-house systému IS OIS, ve kterém se administrují všechny výměnné pobyty na MU, na síť EWP. Je to nesmírně náročný proces, ale výsledky už teď stojí za to díky digitalizaci studenti vyřídí celou administrativu za týden namísto čtyř týdnů, vysvětluje Violeta Osouchová, ředitelka Centra zahraniční spolupráce MU (CZS MU), celouniverzitního zahraničního oddělení, které má na starosti mimo jiné i celý proces digitalizace Erasmu.

Napojení na EWP je povinné pro celou Evropu

Povinnost být napojený do sítě EWP mají všechny univerzity 27 států Evropské unie a dalších šesti mimounijních zemí, tedy Norska, Islandu, Lichtenštejnska, Turecka, Srbska a Makedonie. Celkem se jedná o více než čtyři tisíce univerzit v Evropě.

Celá digitalizace Erasmu je rozfázovaná do pěti kroků rozplánovaných až do roku 2026. Do června loňského roku bylo povinné, aby univerzity zdigitalizovaly proces takzvaného Learning Agreementu (LA), tedy studijní smlouvy mezi studentem a domovskou a partnerskou univerzitou. Masarykova univerzita byla jedna z mála univerzit z celé Evropy, která stihla tento termín dodržet.

Digitalizace studijních smluv byl první významný krok, který výrazně ulevil nejen koordinátorům, ale i samotným studentům. Studijní smlouva se totiž dlouhá léta podepisovala ručně a svůj podpis pod ni připojovali celkem čtyři lidé, tedy student, koordinátor na katedře, koordinátor za MU a koordinátor z partnerské univerzity. Ve výsledku se tak každá smlouva tiskla a skenovala čtyřikrát, což ročně představovalo šest tisíc zbytečně vytisknutých papírů, vysvětluje hlavní koordinátorka digitalizace Nikola Maráková z CZS.

Zdigitalizovaný Learning Agreement má aktuálně asi 75 procent evropských univerzit, takže část partnerských univerzit MU studijní smlouvy stále podepisuje postaru a MU tak musí akceptovat i papírové LA, nejpozději do konce roku 2023 však budou muset mít proces zdigitalizovaný všechny univerzity. Díky tomu pak všechny zúčastněné strany smlouvu podepíšou za pár vteřin.

Další fáze digitalizace: smlouvy, studijní výsledky a další typy mobilit

Další fází je digitalizace interinstitucionálních smluv, tedy partnerských smluv mezi univerzitami. Těch má Masarykova univerzita v současnosti s 496 univerzitami v Evropě podepsaných přes 1200, každá z nich je minimálně osm stran dlouhá. Digitalizací tohoto procesu se tak ušetří desetitisíce stran a stovky e-mailů mezi univerzitami, všechno potřebné koordinátoři v budoucnu vyřídí během pár kliků.

Masarykova univerzita podepsala první elektronickou smlouvu s partnery na konci listopadu a jako jedna z mála univerzit v Evropě má v současnosti technické řešení, které na sto procent vyhovuje požadavkům EWP, zatímco ostatní evropské univerzity jsou z digitalizací tohoto procesu pozadu na elektronické podepisování smluv je připravena méně než polovina univerzit.

Nachystat technické řešení, které by propojilo náš IS OIS se sítí EWP, bylo extrémně náročné. Byly to měsíce programování často včetně víkendů a stres, že se nestihnou šibeniční termíny. Celkově to odhaduju tak na  rok full time práce, a to samozřejmě nejsme u konce, ale z hlediska programového období Erasmus na období 2021 až 2028 spíš na začátku, přibližuje tvůrce IS OISu Jiří Petrželka z CZS.

Jakmile univerzity zprovozní druhou fázi digitalizace, bude následovat digitalizace tzv. Transcript of Records dokumentu, jímž si mezi sebou budou univerzity elektronicky předávat informace o známkách, které student získal během studijního pobytu. Tento proces bude ale náročný, protože bude narážet na českou legislativu i na to, že bude potřeba EWP propojit nejen s IS OISem, ale i ISem.

Spolu s Transcriptem se bude digitalizovat i proces nominací, tedy meziuniverzitní předávání dat o nově vybraných studentech; tento proces se i na MU stále dělá ručně v excelu a zabere více než měsíc práce.

Poté přijdou na řadu účastnické smlouvy, na základě nichž dostávají studenti od MU stipendia na studijní pobyty. K úplnému zprovoznění však bude potřeba vyřešit, že studenti nemají elektronické podpisy, bez kterých nebude možné stipendia odeslat na účet studenta. V páté fázi se budou digitalizovat další typy mobilit, tedy například stáže přes Erasmus+, mimoevropský Erasmus+ ICM a výukové a školicí pobyty pro zaměstnance MU.

Program Erasmus+ je výkladní skříní Evropské unie a zdigitalizování a tím i zjednodušení celého výjezdu je pro Evropskou unii velkou prioritou. A stejně velkou prioritu tomu dáváme i na Masarykově univerzitě. Čím jednodušší Erasmus bude, tím více ochotní budou studenti vyjíždět do zahraničí. A to je přesně náš cíl aby se zahraniční výjezdy staly přirozenou součástí studia na MU a aby zahraniční zkušenost měl každý náš absolvent, říká ředitelka CZS Violeta Osouchová.