Firmy se zbavují zbytečné administrativy - pomáhá jim v tom automatizace zaměstnaneckých výdajů

Zatímco v zahraničí je pojem Expense Management zavedený, v České republice si firmy přínos tohoto řešení – na rozdíl od kategorií jako je CRM či eLearning – uvědomují pomaleji. Jedná se přitom o užitečný nástroj, pomocí kterého firmy minimalizují svou „závislost na papíru“ a výrazně ulehčí procesům spojeným se zaměstnaneckými výdaji.

Zbavit se přebytečného papírování chce čím dál více tuzemských společností. Ať už jde o řešení cestovních nákladů, platby za pohonné hmoty či zaměstnanecké výdaje, se všemi těmito procesy je spojená řada úkonů, které přidělávají práci jak samotným zaměstnancům, tak i finančním ředitelům či účetním.

Podobně to fungovalo například v módní společnosti s. Oliver. „V praxi to probíhalo tak, že každý zaměstnanec hradil firemní výdaje ze svého, pak připravoval měsíční vyúčtování, které musel schválit nadřízený. Až potom vše propadlo na účtárnu, kde proběhlo zaúčtování a proplácení jednotlivým zaměstnancům v rámci platebního příkazu,“ popisuje finanční ředitel společnosti Robert Husák, podle kterého se místo své odborné práce zaměstnanci věnovali administrativě kolem vyúčtování. Navíc bylo nutné účtenky kopírovat, protože jsou z papíru, který rychle bledne. "Bylo potřeba zbytečně velké množství lidí a činností v rámci jediného jednoduchého vyúčtování v řádu tisícikorun,“ dodává Robert Husák ze společnosti s. Oliver.

S agendou nyní firmě pomáhá společnost Direct Fidoo, která se zabývá automatizací zaměstnaneckých výdajů. Zaměstnanci v s. Oliveru dostali předplacené karty, na které jim finanční tým nahrává potřebnou hotovost. V momentě transakce okamžitě obdrží notifikaci vyzývající k nahrání účtenky do Fidoo aplikace a k doplnění základních informací jako je například nákladové středisko nebo čeho se výdaj týkal. Jedním tlačítkem odešlou účtenku ke schválení nadřízenému, který následně zasílá doklad na účtárnu k finálnímu zaúčtování.

Bezhotovostní účtárna

Možností využití správy výdajů je ale pochopitelně vícero. Podobně to funguje například s takzvanými cesťáky. I tyto výdaje dokáže Fidoo aplikace zpracovat a řádně zaúčtovat. Výhodu představuje možnost shromažďovat všechny informace na jednom místě, takže se nestane, že by je člověk musel složitě dohledávat. Další kámen úrazu, s kterým umí automatizace zaměstnaneckých výdajů pomoci, je nutnost hotovostní pokladny a s ní spojená potřeba „zásoby“ hotovosti. Ta trápila i kopřivnickou společnost TATRA DEFENCE VEHICLE, která vyvíjí a vyrábí vojenská a speciální pozemní vozidla.

„Když na pokladně chyběla hotovost, bylo nutné vyrazit do terénu a vybrat z bankomatu, což obtěžovalo především účetní, které za hotovost zodpovídaly,“ vysvětluje Lukáš Poštulka, finanční manažer společnosti. Podle Poštulky byla potíž nejen ve zdržování procesu zmíněnými výběry z bankomatu, ale v provázanosti se spoustou zdlouhavých administrativních úkonů.

„Celý proces vyúčtování byl tak zdlouhavý a účtárna musela mít vždy připravenou hotovost. Chtěli jsme to zjednodušit tak, abychom ono kolečko s hotovostí nemuseli absolvovat a nemělo to negativní dopad na účetní měsíční závěrku,“ dodává Lukáš Poštulka. Předplacené Fidoo karty nyní zaměstnancům umožňují platit bezhotovostně a pokladna tak není potřeba, což vede k minimalizaci rizik. Na kartách mají zaměstnanci nastavený limit, který nemohou překročit, pokud jim jej vedoucí pracovník nezvýší. Navíc mají vedoucí pracovníci veškeré informace o zaměstnaneckých výdajích k dispozici odkudkoliv, třeba i z mobilu.

Díky digitalizaci účtenek firmám v neposlední řadě také odpadá nutnost jejich archivace v papírové podobě. Kvůli všem výše zmíněným výhodám tuzemské firmy stále častěji přistupují k automatizaci zaměstnaneckých výdajů. „Firmy nezakládáme kvůli tomu, aby mohly vykazovat, za co jsme utratili firemní peníze, ale abychom dělali svůj byznys. Proto dává smysl vše kolem vykazování zaměstnaneckých výdajů a náhrad zautomatizovat,” říká Petr Herzmann z Fidoo, které v současnosti pomáhá s automatizací zaměstnaneckých výdajů téměř tisícovce tuzemských společností.