Nebojte se: Nahraďte papír digitálním dokladem!

Je možné zcela nahradit doklady a písemnosti v papírové podobě za digitální? Co všechno je nutné dodržet, aby doklad splňoval i legislativní požadavky? Jak zajistit jejich průkaznost a věrohodnost po dostatečně dlouhou dobu? Tyto a podobné otázky si pokládá mnoho účetních, protože šanony v dnešním digitálním světě už nemají mít svoje místo. V České republice existuje zákonná úprava ohledně digitalizace účetních dokumentů, ať už se jedná o zákon o účetnictví, zákon o DPH, daňový řád nebo 562 NOZ. Všechny uvedené dokumenty uvádějí, že doklady mohou být archivovány v digitální podobě. Také elektronický podpis, elektronická pečeť nebo časové razítko jsou možnosti, jak u elektronicky zasílaných dokumentů zaručit jejich pravost. Využít se dají jak datové schránky, tak elektronická pošta. V komunikaci se státní správou však mail není nejvhodnějším řešením, neboť zde není zaručeno „zpětné“ potvrzení, že zpráva skutečně došla a veřejnou síť tak nemůžeme považovat za zcela spolehlivou. Nejen z tohoto důvodu se státní správa mailové komunikace vyhýbá.

Nepoškozený a čitelný doklad

Základním předpokladem pro zařazení dokladů do účetnictví je udržení jejich čitelnosti. Zde nastávají především u papírových dokladů - typu termoúčtenka komplikace, neboť jejich obsah se do roka, ať chceme nebo ne vytratí. Paradoxně tak tyto typy dokladů nahrávají na větší digitalizaci účetnictví, protože se musí skenovat, aby požadavek čitelnosti splnily. Sice jsme v minulosti psali, že „použitím žehličky“ je možné vrátit doklad do původního/čitelného stavu, ale je tohle opravdu cesta účetních v 21. století? Předkládat doklady v elektronické podobě je tak již dnes standardní praxe. Kromě výše uvedeného základního kontrolního mechanismu ze strany správce daně, tj. neporušitelnost a čitelnost záznamů/e-dokladů, je potřeba dále počítat s tím, že musí být vytvořena spolehlivá auditní stopa mezi daňovým dokladem a předmětem plnění. Ta je totiž zárukou, že v případě kontroly bude i elektronicky zpracovaný dokument přijatý. Tato záležitost se týká větších společností, které tak musí mít nastaveny adekvátní podnikové procesy.

Na co si dát pozor při práci s digitálními dokumenty?

Čím více se digitalizujeme, tím více dochází k útokům nejen na mobilní platformy, ale dochází i k většímu nárůstu ramsoware („vyděračský mail“, který zablokuje nebo zašifruje data. Jeho autor následně požaduje zaplacení určité (často velmi vysoké) částky). Také zneužití vzdálené správy a přihlašovacích údajů, které jsou často dány slabým nebo „starým“ heslem, není ničím neobvyklým, podobě jako útoky na cloudy či pishing. Digitální svět však není nebezpečný, pokud se v něm člověk chová s rozvahou a má alespoň základní znalosti o pohybu v něm. „Jako Komora certifikovaných účetních si velmi dobře uvědomujeme, jaké obavy a rizika jsou s digitalizací účetnictví spojeny. Tématu se proto soustavně věnujeme a snažíme se nejen naše členy dostatečně na přechod do online světa připravit. Dne 14. 10. tak spolu s Komorou daňových poradců pořádáme další konferenci právě na téma „Digitalizace daní a účetnictví v České republice“, na které promluví odborníci nejen ze státní správy na téma digitalizace, ale také profesionálové z inovativních firem a stranou nezůstane ani ta bezpečnost,“ říká Libor Vašek, předseda Komora certifikovaných účetních.