Tendry světové banky: Dodávky českých lůžek

V době nejistoty na světových trzích sní každý o spolehlivém obchodním partnerovi, který zodpovědně odebere nasmlouvané zboží či služby a nebude dělat průtahy s platbami. Že je takový obchodní partner utopií i v méně turbulentních časech, než které prožíváme? Pokud se výše popsanému ideálu někdo blíží, pak jsou to mezinárodní organizace, které prostřednictvím svých tendrů poptávají zboží a služby napříč sektory. Z povahy svého zřízení a fungování jsou mimořádně spolehlivým a solventním obchodním parterem.

?Sídlo Světové banky ve Washingtonu. Foto: Shutterstock

?Přinášíme proto příběhy českých firem, které v lukrativních tendrech do mezinárodních organizací uspěly a jsou ochotny se o své zkušenosti podělit. Na začátek seriálu jsme zvolili skupinu mezinárodních organizací, která je známa pod souhrnným názvem Světová banka.

NEOMEZENÝ ZÁBĚR

Když se řekne Světová banka, málokoho napadne „obchodní příležitost pro mou firmu“. Tato mezinárodní organizace přitom každoročně poptává zboží a služby za více než miliardu amerických dolarů, přičemž škála poptávaných produktů zasahuje do téměř všech myslitelných sektorů. Mezi ně spadají jak tendry na zboží a služby spojené s chodem organizace jako takové (IT, konzultační služby či dodávky kancelářského vybavení), tak tendry do projektů Světové banky (například rozvojové projekty prostřednictvím International Development Agency, která je součástí Světové banky), v nichž je záběr poptávaných sektorů téměř neomezený.

Jako všechny tendry do mezinárodních organizací i podání nabídky do tendrů Světové banky s sebou nese určitý díl nezáživné a přiměřeně náročné administrativy, nicméně případný vysoutěžený kontrakt za vynaloženou energii zpravidla stojí.

ÚSPĚCHY LINETU

Své o tom ví Jiří Plecitý, Global Key Account Manager českého výrobce zdravotnické techniky, firmy Linet, která v uplynulých měsících zaznamenala několik úspěchů v tendrech administrovaných právě Světovou bankou. „V dubnu spustila Světová banka nástroj reagující na současnou pandemii koronaviru. Do tendru jsme se přihlásili s pěti modely našich lůžek pro intenzivní péči, v červenci jsme dostali první kontrakt a během tří měsíců zrealizovali první dodávky,“ vypočítává Plecitý. Po 200 lůžkách pro Moldávii a 100 lůžkách pro Komorské ostrovy by další dodávky produktů české firmy měly zamířit i do Mongolska či na exotické Fidži.

Pro úspěch v podobném tendru zpravidla nestačí „jen“ zareagovat na jeho vypsání a poslat požadované podklady. „Do nabídky jsme přidali všechny certifikace našich výrobků, ale i všechny katalogy a uživatelské manuály, byť to nebylo podmínkou zadávací dokumentace,“ popisuje Jiří Plecitý strategii Linetu v tendru. Se Světovou bankou buduje navíc Linet vztahy dlouhodobě, například účastí na sympóziích a konferencích zaměřených na normy a standardy ve svém odvětví. „Pomohlo nám také zapojení do činnosti ECRI, významného hráče na poli zdravotních standardů, který je současně technickým konzultantem Světové banky,“ vypočítává dále Plecitý.

V případě zájmu o účast v tendrech Světové banky je třeba rychle reagovat. „Vypsaný tendr musí zájemce takříkajíc chytit hned, jak je zveřejněn, a začít připravovat nabídku,“ sdílí své zkušeností Jiří Plecitý s tím, že třeba v případě nástroje Světové banky reagujícího na covid-19 byla lhůta pro podání nabídky skutečně šibeniční.

Lůžka Linet dodaná do nemocnice v moldavském Orhei. Foto: Linet

JAK SE O TENDRY UCHÁZET

Na rozdíl od některých jiných mezinárodních organizací není pro účast v tendrech Světové banky třeba být registrovaným dodavatelem, aby se mohla firma konkrétního tendru zúčastnit. Jak je uvedeno v předešlém odstavci, klíčová pro úspěch je především rychlost reakce – řada dodavatelů proto využívá systém e-mailových oznámení o nově vypsaných tendrech, který lze zřídit na odkazu alerts.worldbank.org.

Dalším klíčovým aspektem je pak připravenost dodavatele na případné vysoké objemy kontraktů. Dnes už se sice málokdy stane, že by byl kontrakt přiznán firmě, která by měla s plněním požadovaného objemu dodávky problémy, nicméně před účastí v tendru je záhodno tuto vnitřní rozvahu učinit – neschopnost dodržet termíny přiznaného kontraktu totiž může negativně ovlivnit reputaci dodavatele nejen u Světové banky, ale v segmentu dodávek do mezinárodních organizací obecně.

Cíl většiny dodavatelů do mezinárodních organizací, tedy zisk dlouhodobého kontraktu (LTA – Long Term Agreement), který se uzavírá zpravidla na dobu 3+2 roky a vzhledem k době jeho trvání mívá vysokou kumulovanou hodnotu, je málokdy dosažitelný dodavateli, kteří se neosvědčili v jednorázových dodávkách (byť pravidla většiny mezinárodních organizací přiznání LTA úplnému nováčkovi mezi dodavateli nevylučují).

Ačkoliv i další poznámka může pro zkušené dodavatele vyznít až trapně elementárně, velkou pozornost je třeba věnovat dodržení zadání, a to jak vcelku logicky obsahové stránky nabídky, tak jejích technických parametrů – vyřazení nabídky, jejíž příprava zabrala hodiny práce, z důvodu například nedůsledného oddělení finanční a technické nabídky (každý aspekt posuzuje zpravidla jiná komise, která nesmí znát obsah druhého rozměru nabídky), již v minulosti stálo řadu firem lukrativní kontrakty.

NAVÁZÁNÍ KONTAKTU

Jak tedy postupovat, pokud máte zájem o účast v tendrech Světové banky i výrobní kapacity? Jak potvrzuje zástupce firmy Linet, pouhé mechanické zasílání přihlášek do tendrů ne vždy postačí. Navázání bližšího kontaktu s poptávající organizací sice nemůže ovlivnit vlastní výsledky tendrů, jejichž kritéria jsou nastavena mimořádně přísně a transparentně, ale pomůže vám výrazně lépe pochopit, co třeba právě Světová banka ve vašem sektoru hledá a jak se její představě co nejvíce přiblížit.

Jednou z cest, jak výše uvedenou komparativní výhodu získat, je účast na některém ze seminářů, které jsou k tématu tendrů do mezinárodních organizací pořádány. Nesetkáte se na nich sice s těmi, kdo nabídky vyhodnocují (to podle vnitřních pravidel většiny organizací ani nesmíte), ale s těmi, kdo tendry vypisují, často včetně možnosti jim svůj produkt či službu odprezentovat, což může v důsledku vést k řadě komparativních výhod pro váš budoucí úspěch: pokud třeba právě Světová banka vypisuje tendry na produkt, který vyrábíte, ale kvůli například odlišné specifikaci v některém z nezásadních parametrů poptávaného zboží váš produkt nemůže uspět, je takováto prezentace sektorovému nákupčímu Světové banky na některém ze seminářů ideální možností jej přesvědčit o výhodách rozšíření specifikace a zařazení vašeho produktu do mixu, z nějž odběratel následně vysoutěží nejvýhodnější nabídku.

Další cestou, proč je výhodné, aby měl sektorový specialista na veřejné zakázky dané mezinárodní organizace povědomí o vašich produktech, je, že samotné mezinárodní organizace otevřeně přiznávají, že v tak široké škále odebíraného zboží nemohou stíhat sledovat vývoj nabídky na trhu. Před vlastním vypsáním tendru (ITB či RFP – viz slovníček pojmů níže) tak i Světová banka často realizuje proces s názvem RFI, v jehož rámci osloví potenciální dodavatele za účelem lepší orientace na trhu před vlastním vypsáním tendru. Ačkoliv to není pravidlem, často se samozřejmě stane, že následný vlastní tendr získá jedna z firem, která se účastnila předcházejícího RFI procesu.

?Logo Světové banky. Foto: Shutterstock

?ČESKÁ EKONOMICKÁ DIPLOMACIE POMÁHÁ

„Podpoře českých firem v tendrech do mezinárodních organizací česká ekonomická diplomacie maximálně pomáhá, protože se jedná o náročné a často komplikované postupy s potenciálem významných zakázek,“ říká náměstek ministra zahraničních věcí Martin Tlapa. „Naši ekonomičtí diplomaté u mezinárodních organizací asistují českým firmám například sjednáním prezentace pro nákupčí organizace. Užitečné jsou i semináře pořádané k tématům tendrů. Jedním z nejoblíbenějších seminářů, na nějž posílá své nákupčí i Světová banka, je pravidelný jarní EU-UN Procurement Forum seminář v New Yorku konaný s podporou Generálního konzulátu ČR v New Yorku a nástroje PROPED,“ uzavírá náměstek Tlapa.

SLOVNÍČEK ZÁKLADNÍCH POJMŮ PRO TENDRY DO MEZINÁRODNÍCH ORGANIZACÍ

ITB (Invitation to Bid) – formálně vypsaný tendr, zpravidla s úzkou definicí požadovaného produktu či služby, často se jedná o zakázku s velkým objemem, termín na podání nabídky je zpravidla 10-15 dní.

RFP (Request for Proposal) – formální výzva k podání nabídky na dodávku zboží či služeb, které ze své podstaty nemohou být dostatečně přesně definovány, aby splnily podmínky vypsání ITB, na rozdíl od ITB a RFQ nemusí proces RFP vyhrát nejnižší cenová nabídka, termín na podání nabídky je zpravidla 10-15 dní.

RFQ (Request for Quotation) – jednodušší, méně formální typ výběrového řízení, často zastropovaný nižším finančním objemem zakázky, většinou s volněji definovanými specifikacemi odebíraného produktu či služby, termín na podání nabídky je zpravidla 3-10 dní.

RFI (Request for Information) – informační proces, který je pro obě strany nezávazný, slouží k průzkumu trhu ze strany poptávajícího, v některých případech bývá následován některým z výše uvedených tendrů.

LTA (Long Term Agreement) – dlouhodobý kontrakt, ve většině mezinárodních organizací s trváním 3 roky + opcí na další 2 roky, LTA je často udělen více firmám (2-3), které v průběhu období jeho platnosti soutěží mezi sebou o konkrétní dodávky.

KAREL SMÉKAL, zvláštní zmocněnec pro účast ČR na světových výstavách