Nový objednávací systém na schengenská víza na Ukrajině: objednání na základě předplacení servisního poplatku

• Nový objednávací systém představuje transparentní automatizovaný způsob přidělování termínů žadatelům pro podání žádosti o schengenské vízum.

• Systém představuje řešení převisu poptávky po podávání žádostí o schengenská víza nad kvótami stanovenými v souladu s ochranným opatřením Ministerstva zdravotnictví ČR v situaci přetrvávající epidemie onemocnění COVID-19 v ČR i na Ukrajině, uměle navýšeným účelovým obsazováním termínů žadateli, kteří k podání žádosti nakonec nedostaví, nebo neexistujícími žadateli.

• Účelem zavedení systému registrace na základě předplacení servisního poplatku hrazeného prostřednictvím určené banky vízovému centru je vyloučení interference zprostředkovatelů z procesu registrace a umožnění získání včasného termínu k podání žádostí ze strany reálných zájemců.

• Systém nepředstavuje navýšení nákladů na podání žádosti o schengenské vízum; úhrada servisního poplatku se pouze místo v den podání žádosti ve vízovém centru uskuteční předem v pobočce banky. Případný diskomfort spojený se separátní návštěvou banky je více než vyvážen skutečností, že celý proces registrace má žadatel pevně ve svých rukou a nemůže se stát obětí neeticky a nelegálně působících třetích osob.

• Objednávání na základě předplacení servisního poplatku představuje již jiným členským státem EU na Ukrajině odzkoušený a praxí osvědčený systém registrace.

• Registrace tímto způsobem jsou zahájeny ode dne 20. 10. 2020 (otevřeny jsou termíny na listopad a prosinec 2020).

  Fungování systému:

1. Žadatel o schengenské vízum pro registraci termínu nejprve předem zaplatí servisní poplatek na jakékoliv pobočce banky IDEA s výjimkou poboček, které se nachází v některém z vízových center. Důvodem je epidemiologické hledisko a opatření platná na Ukrajině[1].
   
   Při podání žádosti o vízum již tedy žadatel platí pouze vízový poplatek (není-li od jeho zaplacení osvobozen).

   • Poplatek ve výši 12 EUR musí být zaplacen v hotovosti v UAH (dle aktuálního směnného kurzu Národní banky Ukrajiny).

   • Komisi za přijetí poplatku platí bance vízové centrum.

   • Platbu je možné realizovat na kterékoliv pobočce (s výjimkou poboček ve vízových centrech), nezávisle na tom, odkud žadatel pochází a ve kterém vízovém centru bude podávat svou žádost o vízum.

   • Poplatek je nutné zaplatit osobně – výjimkou jsou nezletilé děti, za které platbu provádí rodič (k tomu musí předložit navíc cestovní pas dítěte, do něhož bude vydáno vízum, rodný list a svůj doklad totožnosti).

   • V případě cest rodičů s dětmi či manželů je třeba, aby platba byla provedena společně, aby bylo možné zaručit obdržení termínu ve stejný den (je nutné předložení rodného/oddacího listu).

   • Hromadné zaplacení registračního poplatku není s výjimkou rodičů nezletilých dětí možné.

   • Pro provedení platby musí žadatel poskytnout následující údaje:

     • číslo cestovního pasu;

     • jméno a příjmení v latince (tak, jak jsou uvedeny v cestovním pase);

     • telefonní číslo pro obdržení termínu pro podání žádosti;

     • místo podání žádosti (příslušné vízové centrum);

     • údaj o tom, že se jedná o žádost podávanou pro ČR.

   • Žadatel je povinen poskytnuté údaje pečlivě zkontrolovat pro předejití možným problémům při podání žádosti.

2. Údaje žadatele poskytnuté při zaplacení poplatku jsou následující pracovní den nahrány do registračního systému, který žadateli automaticky vygeneruje termín pro podání žádosti ve vízovém centru.

   • Termíny jsou systémem přidělovány na základě pořadí objednání (času uhrazení poplatku).

   • Termín k podání žádosti je stanoven nejdříve na osmý den od zaplacení poplatku (včetně).

   • V případě duplicity (vícenásobného zaplacení poplatku ze strany žadatele s totožnými údaji) je žadatel z registrace automaticky systémem vyřazen.

3. Vygenerovaný termín pro podání je žadateli sdělen telefonicky ze strany call centra vízového centra.

   • Žadateli volá automatizovaný systém (Interactive Voice System), který po přijetí hovoru žadatelem přesměruje hovor na pracovníka call centra.

   • Telefonát je možné očekávat nejdříve v pracovní den následující po dni zaplacení poplatku v bance, a to v rozmezí dnů pondělí až sobota mezi 9:00 a 21:00 hod.

   • Při neúspěšném pokusu o kontakt se žadatelem je telefonát až dvakrát opakován, a to vždy po jednom telefonátu v následujících dvou dnech (s výjimkou neděle).

   • Pokud se v rámci uvedených tří telefonátů nepodaří žadateli dovolat, je mu vygenerován nový termín pro podání žádosti, který je stanoven nejdříve na sedmý den po prvním termínu a o kterém je žadatel opět informován telefonicky. Pokud se s žadatelem nepodaří spojit ani na třetí telefonát po přidělení druhého termínu, žadatel je z registrace vyřazen.

4. Žadatel v telefonátu termín pro podání žádosti o vízum potvrdí.

   • Pokud žadatel termín odmítne, registrační systém mu vygeneruje jiný termín, který je stanoven nejdříve na sedmý den po prvním termínu a o kterém jej opět bude informovat call centrum vízového centra (v rámci nového telefonátu). Pokud žadatel odmítne i druhý termín, je z registrace vyřazen.

5. Po potvrzení termínu se žadatel ve stanoveném termínu dostaví se všemi potřebnými náležitostmi do vízového centra k podání žádosti.

   • Pokud se žadatel nedostaví, jeho žádost bude nepřípustná nebo žadateli budou chybět některé požadované náležitosti žádosti, termín propadá, nebude stanoven nový. Žadatel může ve vízovém centru požádat o vrácení servisního poplatku.

6. Žadatel má možnost v kterýkoliv časový okamžik ověřit status své žádosti o registraci na webové stránce vízových center (https://www.vfsglobal.com/czechrepublic/ukraine/) po uvedení čísla transakce (PTN, uvedeno na potvrzení o platbě) a čísla pasu. Zobrazují se následující informace:

   • Vloženo: PTN čeká na přidělení termínu. Čekejte na telefonát Call centra.

   • Termín přidělen: Systém zarezervoval termín a čas k podání žádosti. Čekejte na telefonát Call centra.

   • Termín akceptován: Termín je potvrzen. Dostavte se prosím do vízového centra ve stanovený den a hodinu k podání žádosti.

   • Termín odmítnut: Termín byl odmítnut nebo se nepodařilo vás kontaktovat. Pokud jste telefonáty neobdrželi, ověřte telefonní číslo, které jste poskytli při zaplacení registrace.

   • Termín přidělen opětovně: Systém zarezervoval termín a čas k podání žádosti znovu, na základě toho, že jste odmítl první termín nebo se nepodařilo vás kontaktovat. Čekejte na telefonát Call centra.

   • Nově přidělený termín akceptován: Nově přidělený termín je potvrzen. Dostavte se prosím do vízového centra ve stanovený den a hodinu k podání žádosti.

   • Nově přidělený termín odmítnut: Termín byl odmítnut podruhé nebo se nepodařilo Vás kontaktovat. PTN je deaktivováno, požádejte prosím o vrácení poplatku.

   • Neplatné/nesprávné údaje: Nic nenalezeno. Ověřte prosím, zda byly vloženy správné údaje.

   • Zpracováno: Žádost s tímto PTN a cestovním pasem byla podána.

   • Vrácení poplatku: K tomuto PTN je možno požádat o vrácení poplatku. Dostavte se prosím do nejbližšího vízové centra za účelem podání žádosti o vrácení poplatku.

   • Zrušeno: PTN je deaktivováno a je možno požádat o vrácení poplatku. Pro zjištění postupu ohledně vrácení poplatku navštivte prosím naši webovou stránku.

     Postup registrace pro žadatele:

   1. Navštivte webové stránky vízových center VFS na Ukrajině (https://www.vfsglobal.com/czechrepublic/ukraine/), identifikujte účel Vaší cesty do ČR, příslušné vízové centrum, kde budete žádost podávat a ujistěte se, že máte všechny potřebné dokumenty pro podání žádosti.

   2. Navštivte osobně některou z poboček banky IDEA a zaplaťte servisní poplatek.

   3. Vyčkejte na kontaktování ze strany Call centra (pondělí až sobota 9:00–21:00) a potvrďte termín podání žádosti ve vízovém centru.

   4. Dostavte se ve stanovený termín do příslušného vízového centra a podejte Vaši žádost o vízum.

[1] Možnost úhrady servisního poplatku v pobočce banky ve vízovém centru by zapříčinilo zbytečnou kumulaci osob před jeho budovou, což by znamenalo zvýšené epidemiologické riziko. Zároveň s ohledem na fakt, že ve vnitřních prostorách může být v každém okamžiku na Ukrajině maximálně 1 osoba na 10 m², došlo by k nežádoucímu snížení kapacity vízového centra co do počtu přijatých žadatelů, což by nebylo v zájmu ani žadatelů ani jejich zaměstnavatelů.