Jak správně vést firemní databázi kontaktů?

Firemní kontakty by měly být přístupné pouze povolaným osobám, měly by být aktuální a snadno dostupné. Výhodou je, když je jejich správa co nejjednodušší. A jak tedy správně vést firemní databázi kontaktů?

Chcete-li ovládnout tuto disciplínu, musíte se naučit spravovat firemní databázi kontaktů co nejlépe a nejefektivněji. V opačném případě se tato nenápadná činnost stane žroutem vašeho času a energie. Pro lepší ovládání existuje řada šikovných nástrojů, organizaci kontaktů můžete ale spravovat i ve svém počítači.

Zkušená sekretářka si s databází kontaktů poradí

Jestliže nastoupíte do firmy a dostanete ne příliš smysluplnou databázi kontaktů, nejprve si v ní udělejte pořádek. Každá firma má uložené kontakty na své zaměstnance, klienty, obchodní partnery, ale i další subjekty. Můžete si vést ručně psaný adresář nebo využít firemní nástroj pro správu kontaktů jež umožňují některá softwarová řešení. Záleží na velikosti firmy, kde pracujete a na množství posbíraných údajů.

Lepší je mít kontakty v online verzi

Určitě dřív nebo později zjistíte, že pokud nemáte kontakty vždycky rychle po ruce, může to být problém. Některé asistentky si vedou tištěné adresáře kontaktů nebo vlastní telefonní seznamy v mobilním telefonu, což může být pro nadřízeného časem problém. Existuje řada online nástrojů, která zpřístupní databázi kontaktů všem ve firmě. Jen si vezměte, kolik času strávíte sháněním a přeposíláním kontaktů jen v rámci vaší firmy.

Jaký druh kontaktu je nejlepší?

Ideální je mít na každého člověka telefonní číslo i e-mailovou adresu. Stěžejní ale je, udržovat kontakty stále aktuální, v opačném případě vám budou k ničemu. Jestliže využijete online databázi kontaktů a vložíte k některému člověku informaci o novém číslu, projeví se všem. Nemusíte tak řešit, že musíte informovat celý zbytek týmu.

A jaké aplikace na správu kontaktů jsou opravdu osvědčené?

Využít můžete aplikace, které jsou zdarma a jsou mezi firmami osvědčené. Dobrý nástroj pro správu kontaktů firmy je od Googlu nebo Microsoftu. Elegantní řešení má třeba i CRM systém, který je v základu také bezplatný.

Jak si zapisovat údaje do adresáře?

Při založení nového kontaktu si nového uživatele ukládejte podle příjmení, a ne podle jména. Dotyčného tak snadněji vyhledáte. Napište si rovnou o daném člověku co nejvíce informací, ušetříte tak spoustu času do budoucna. Jestliže pracujete např. na pozici asistentky jednatele, připište si k osobním kontaktům vašeho nadřízeného i data narození. Budete ho tak moci upozornit na blížící se narozeniny jeho blízkých. To stejné se vám může hodit i když jste v roli nadřízeného a ukládáte si kontakty na důležité obchodní partnery. Vhodné je si napsat i poznámky, které vám připomenou odkud vlastně tuto osobu znáte. Pozor však na to, aby nebyly příliš osobní! Anebo si raději vytvořte jinou složku na určité kontakty a tu nesdílejte se svými zaměstnanci.

Odcházíte z obchodního jednání s vizitkou v ruce?

Ať už jste v roli zaměstnance nebo nadřízeného, pokud se vám do rukou dostane tištěná vizitka k založení, vyfoťte si ji do telefonu, co nejdříve to bude možné. Často se stává, že kartička zůstává v kapse kalhot, které putují do pračky nebo ji někde vytrousíte. Když si ji vyfotíte, budete si moci zapsat údaje do databáze kontaktů jakmile se vám to bude hodit.

Organizace kontaktů je opravdu snadná 

Výhodou bezplatných řešení od Googlu a Microsoftu je, že si můžete kontakty synchronizovat mezi počítači a mobilními zařízeními. Jen si dejte pozor na udělená oprávnění, ať nepomícháte obchodní kontakty s čísly vaší rodiny a přáteli.

Pro aktuální videa z oblasti práce, personalistiky a marketingu odebírejte kanál Orange Academy. Vyplatí se to!

Autorka: Ing. Romana Hubáčková, garantka rekvalifikačního kurzu Personalistika, který probíhá v Praze, Brně, Ostravě, Olomouci a dalších 15 městech po celé ČR. Můžete si přečíst i 304 recenzí kurzu.

https://orangeacademy.cz/kurzy-personalistiky/rekvalifikacni-kurz-personalistika

Editorka: Zuzana Klímová

Orange Academy

Orange Academy se zabývá výukou rekvalifikačních kurzů a školení v oblasti účetnictví, mzdového účetnictví, personalistiky a marketingu. Dále nabízí jazykové kurzy s výukou angličtiny a němčiny přímými metodami Effective English® a Effektives Deutsch®. Od roku 1990 absolvovalo kurzy více než 20 000 účastníků ve 34 městech po celé ČR.

Více na https://orangeacademy.cz