Jak si lépe zorganizovat čas? Aneb lepší produktivita práce

Většina lidí se potýká v práci i osobním životě s prokrastinací. Odbíhání k nedůležitým věcem na rozdíl od těch, které je potřeba s velkou urgencí upřednostnit, je velice častá. Nyní vám proto popíšu, jak si lépe zorganizovat čas a mít lepší produktivitu práce…

Sepsala jsem pro vás pár rad a pravidel, které budete moci uplatnit v soukromém i profesním životě. To vám může pomoci udržet pořádek v úkolech a v zadaných povinnostech. Třeba vám pak zbyde více času na rodinu, přátele, koníčky a odpočinek.

7 tipů, jak docílit lepší organizace času

Následujícími tipy se můžete inspirovat nebo si je upravit podle svých vlastních potřeb. Jen se je konečně naučte používat. Uvidíte, že pak budete ve svém životě i práci mnohem spokojenější.

1. Každý úkol by měl být zadaný konkrétnímu člověku

Při zadávání úkolu v práci nepřiřazujte jeho splnění celému týmu. Zvolte konkrétní osobu, která bude za jeho dokončení zodpovědná. I kdybyste to měli být dočasně vy sami. Řešitele můžete měnit podle potřeby, ale vždy by měl být někdo zvolen.

2. Stanovte si termín dokončení úkolu

Chybou je definovat si úkoly, které je nutné dokončit bez toho, aniž byste si k nim přiřadili termín jejich dokončení. Pokud nebude mít daný úkol stanovenou dobu, do kdy by měl být nejpozději hotový, budete jej odkládat na dobu neurčitou. A pak to dopadá, že se k němu nikdy nedostanete.

Zkuste využívat programy k zadávání úkolů, před termínem dokončení vás sami upozorní. Většina z nich je bezplatná alespoň v základu. Využít lze např. Google kalendář, Freelo, Easy project a mnoho dalších. Jednotlivým úkolům můžete přiřadit důležitost i barvu notifikace.

3. Úkoly nemíchejte do jednoho

Nezadávejte si úkoly, které obsahují hned několik činností k vyřešení. Lepší je si zvolit hlavní cíl a k němu více podúkolů. Nebojte se je rozepsat, bude to pro vás přehlednější. Navíc pokud se jedná o spolupráci v týmu, všichni budete společně pod úkolem diskutovat a řešit nejrůznější postupy, pravděpodobně se v hromadné konverzaci ztratíte.

4. Zadání úkolů by mělo být srozumitelné

Jednotlivé úkoly by měly mít jasné a srozumitelné zadání. Ideálně by měl každý určený řešitel úkolu napsat zadavateli v pár větách, že pochopil, co má přesně dělat. Tak snadno předejdete nedorozumění a zdržení díky jeho nesprávnému vyřešení.

5. Zadávejte úkoly i sami sobě

Zadávání úkolů sami sobě je stejně efektivní, i když nepracujete s týmem dalších lidí. Budete tak mít přehled, co všechno máte dělat, jak jste s jednotlivými činnostmi daleko, případně si u nich zapisovat poznámky. Navíc hned jak úkol dokončíte, budete si jej moci odškrtnout a mít dobrý pocit z dobře vykonané práce.

6. Zapisujte si čas strávený u práce

Když si budete vést čas strávený u jednotlivých úkolů, budete mít lepší přehled o tom, jakou dobu vám zabere podobný problém. Tím si usnadníte další plánování práce. V týmu pak díky zaznamenávání času můžete analyzovat ziskovost projektů a celkovou efektivitu lidí v týmu.

7. Jednou za 3 měsíce udělejte revizi

Je na vás, jak často budete dělat revizi své práce. Některé úkoly jsou krátkodobé, další jsou dlouhodobějšího rázu. Někomu bude vyhovovat si projít seznam práce k dokončení na konci každého dne, týdne či měsíce. Nejpozději však každé tři měsíce proveďte revizi starých úkolů – promažte je, upravte zadání nebo změňte řešitele.

Pro aktuální videa z oblasti práce, personalistiky a marketingu odebírejte kanál Orange Academy. Vyplatí se to!

Autorka: Zuzana Klímová, garantka rekvalifikačního kurzu Online marketing, který probíhá v Praze, Brně, Ostravě a Zlíně.

https://orangeacademy.cz/kurzy-marketingu/rekvalifikacni-kurz-online-marketing

Orange Academy

Orange Academy se zabývá výukou rekvalifikačních kurzů a školení v oblasti účetnictví, mzdového účetnictví, personalistiky a marketingu. Dále nabízí jazykové kurzy s výukou angličtiny a němčiny přímými metodami Effective English® a Effektives Deutsch®. Od roku 1990 absolvovalo kurzy více než 20 000 účastníků ve 34 městech po celé ČR.

Více na https://orangeacademy.cz