5+2 tipy, jak zrychlit proplacení žádosti o platbu

Úspěšná realizace dotačního projektu stojí na dvou základních pilířích – schválení žádosti o dotaci a zajištění hladkého průběhu jeho financování.

V praxi se příjemci potýkají s tím, že proplacení jejich žádostí o platbu neprobíhá způsobem, jakým původně plánovali. Často se tak snadno dostávají na hranici svých možností v rámci realizace, protože mají problém celý projekt ufinancovat. Pravdou zůstává, že systém kontroly podkladů a následného proplácení je bohužel byrokratické kolečko opředené lhůtami pro vyřízení každého jednotlivého kroku. Na druhé straně, v řadě případů si sami příjemci dotace tento už tak zdlouhavý proces prodlužují jednoduše tím, že jim úředníci musí žádost vracet k opravě kvůli větším či menším nedostatkům.

Připravili jsme proto 5+2 tipy, jak prodlužování tohoto procesu účinně předejít.

1. Než začnete s přípravou

Než začnete s přípravou Žádosti o platbu, ověřte, že předmětný majetek (majetek pořízený z dotace) je majetkem firmy a vaše provozovna je zapsaná v živnostenském rejstříku. V dalším kroku byste se měli spojit se svým účetním a aktivně jej zapojit do přípravy Žádosti o platbu.

Ke každému projektu je nutné vést samostatné účetnictví. Faktury vztahující se k projektu musí být vedeny pod samostatným účetním znakem. Všechny faktury a výpisy z běžného účtu proto průběžně sbírejte, párujte a vytvářejte jejich kopie.

Platby jsou prováděny zpětně za již vynaložené prostředky doložené odpovídajícími doklady – žádost o platbu tedy lze podat až po ukončení etapy/projektu. Ve vybraných dotačních titulech se lze setkat i se zálohovým financováním (tzv. režim ex ante), ale jedná se spíše o výjimky. V případě více etapových projektů je nutné za každou etapu podat samostatnou žádost.

2. Doložení účetních dokladů

Jak dostatečně doložit účetní doklady při Žádosti o platbu? Na jaké náležitosti byste neměli zapomenout, a které z nich jsou nezbytné?

• Úhrady všech vašich účetních dokladů musí být provedeny pod správným variabilním symbolem, musí být zaslány na správné číslo účtu dodavatele. V případě úhrad v hotovosti musí být pokladní doklad orazítkován dodavatelem.
• Každý účetní doklad (faktura a úhradový doklad) musí být označeny číslem projektu a pořadovým číslem, podle pořadí, v jakém jsou zadávány do soupisky dokladů v systému ISKP14+.
• K Žádosti o platbu je potřeba dokládat zálohové i vyúčtovací faktury, a to i v případě, že vyúčtovací faktura je na „0“ – v takovém případě se vyúčtovací faktura dokládá pouze jako příloha a nezapisuje se do soupisky.
• Doklady v samostatném PDF musí být řazeny stejně jako jsou zapisovány v soupisce.
• V případě větší žádosti o platbu – více účetních dokladů – lze použít při zadávání do systému možnost „kopírovat záznam“ nebo využít pro zpracování tzv. „importní tabulky“.
• Zaúčtování musí být provedeno v souladu s předloženou žádostí – rozpočtem – investice x ne investice, např. projektové dokumentace apod.
• Doklad o zaúčtování, sjetina z účetnictví je jednou z příloh žádosti o platbu.
• Společně s fakturou je nutné vždy dodávat (pokud existují) také objednávky/smlouvy a předávací protokoly.
• Platba za faktury by měla odejít z účtu žadatele (společnosti žadatele), pokud bude odcházet z jiného účtu (např. účtu jednatele, úvěrového účtu), je nutné společně s dalšími přílohami doložit souvislosti.
• jednatel – doklad o tom, že byly peníze převedeny od společnosti k jednateli;
• úvěr – doložit úvěrovou smlouvu + úhradové doklady z úvěru.
• Úhradové doklady – je nutné doložit skutečný výpis z účtu nebo potvrzení o provedené platbě (nikoliv příkaz k úhradě), a to v takovém formátu, ve kterém bude jasně vidět název odesílatele – vlastníka účtu.

3. Zaokrouhlování

Zápis částek v Žádosti o platbu bývá častou chybou. Při zápisu se řiďte tím, že automatický součet obou zapsaných částek v systému (částky bez DPH a částky DPH) by měl odpovídat částce k úhradě, která je uvedena na účetním dokladu.

Pozor: Zahraniční faktury je nutné vždy převádět na Kč dle kurzu ČNB. V případě přepočtu zahraničních faktur na Kč se výsledná částka zaokrouhluje na 2 desetinná místa matematicky. Prokazované způsobilé výdaje se taktéž zaokrouhlují na 2 desetinná místa matematicky.

4. Doložení příloh

Přílohy k Žádosti o platbu je nutné dodat pouze v elektronické podobě. V případě faktur a úhradových dokladů jsou dokumenty naskenovány jako jednotlivá pdf do záložky „Dokumenty“ v ISKP14+, a to dle konkrétního druhu obsažených dokladů (v jednom samostatném pdf pouze faktury, v dalším pouze úhradové doklady). Všechny ostatní přílohy (předávací protokoly, smlouvy, doklady o zaúčtování atd.) vložte jako přílohy přímo k jednotlivým účetním dokladům v systému.

Fotografie

Samostatným typem příloh jsou fotografie, které slouží pro splnění povinné publicity vašeho projektu. Dokládejte kvalitní nerozmazané fotografie s dobře čitelnými údaji. Nezapomeňte na foto detailu a foto umístění. Z fotografií musí být patrné, že jsou pořízeny z místa realizace projektu (viditelný název společnosti, popř. adresa).

5. Doložení bankovního účtu

Smlouvu k bankovnímu účtu, popř. potvrzení banky o vedení účtu, na který žadatel požaduje proplatit dotaci, je nutné doložit naskenovanou nejlépe v každé etapě projektu.  

2 důležité rady na závěr

Žádost o platbu nebude podána ke kontrole bez kvalitní zprávy z realizace projektu, která je samostatnou záložkou. Nepodceňte za žádných okolností její přípravu. V opačném případě hrozí, že vaše Žádost bude již na začátku zamítnuta a vrácena k doplnění. 

Zpráva z realizace projektu by měla obsahovat:

• Termín ukončení etapy – vždy musí být navázán na nějakou poslední aktivitu v předchozí etapě projektu.
• Termín ukončení realizace se uvádí pouze v závěrečné zprávě.
• Sledované období „do“ zapište podle data podání zprávy.
• V záložce indikátory a povinná publicita (viz výše) musí být vždy doplněn komentář. Záložka indikátory a povinná publicita (viz. výše) – vždy musí být vyplněný komentář.
• Zprávu o realizaci je možné finalizovat až po podpisu žádosti o platbu.

Pozn: výběrová řízení skutečně musí být v systému vložena před podáním žádosti o platbu, ale jejich kontrola může (a v OPPIK často probíhá) probíhat až v rámci kontroly žádosti o platbu.

Důkladně a správně pojmenujte jednotlivé soubory. Pracovníkovi, který bude žádost o platbu kontrolovat podstatně zjednodušíte a zpřehledníte jeho práci. Zvýší se tak vaše šance na zrychlení celého procesu. 

Nevíte si rady, jak doložit určitý typ účetního dokladu? Chcete mít jistotu, že váš postup je správný a skutečně nic nebrání úspěšnému proplacení? Dělejte, co vás baví. Vaše starosti si vezmeme na starost my.

Ing. Ondřej Horčička

je ve skupině GRANTEX ADVISORY GROUP partnerem odpovědným za služby dotačního poradenství. Své zkušenosti v oblasti dotační problematiky a veřejné podpory sbírá už od roku 2011, kdy postupně působil na Ministerstvu pro místní rozvoj a následně v agentuře CzechInvest, kde se specializoval na podporu podnikatelských projektů v oblasti rozvoje podnikání a investic. Od roku 2013 působí v poradenské skupině GRANTEX ADVISORY GROUP, nejprve na pozici senior konzultanta pro dotační projekty a od roku 2016 se stal managing partnerem.

GRANTEX ADVISORY GROUP

Poskytuje komplexní profesionální služby i pro ty nejnáročnější klienty. Vynikáme v dotačním poradenství, účetním a mzdovém poradenství, daňovém poradenství, právních službách, auditorských službách a pojištění.

Více na https://www.grantex.cz//.