Iva Mottlová (Asseco Solutions)
Okénko pro podnikatele  |  04.05.2020 10:17:48

Jak mít v dobách home office firemní dokumenty stále pod kontrolou?


Práce z domu je pro mnohé firmy a jejich zaměstnance čárou přes rozpočet. Řada interních procesů neodpovídá specifickým podmínkám home office. To se týká i správy firemních dokumentů. Teď je ta správná chvíle přemýšlet o digitalizaci. Jaké mají výhody DMS a OCR systémy?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Administrativa se sama neudělá

Vytisknout dokument, vstát od počítače, jít přes 3 kanceláře k tiskárně, vzít dokument, podepsat, donést šéfovi do kanceláře ke kontrole, zanést zpátky do systému…Uf. Náročná práce, která je sama o sobě velmi zdlouhavá a neefektivní. Aktuálně v čase home officů pro mnoho firem také nemožná. Kdo může, raději pracuje z domu, aby neriskoval zdraví své i ostatních. Jenže kdo teď udělá tuhle důležitou práci, když kancelář zeje prázdnotou?

 

Zabezpečený vzdálený přístup k dokumentům všeho druhu a řízení napříč celou firmou

Digitální řešení správy dokumentů je v době, kdy se ne všichni zaměstnanci fyzicky vyskytují v kanceláři, zcela na místě. Práce z domu vás nemůže připravit o možnost pracovat s firemními dokumenty jako jsou faktury, objednávky, žádanky o dovolenou, o náhrady apod. Řešením jsou DMS (document management systémy, neboli systémy pro digitální správu dokumentů), které umožňují bezpečný vzdálený přístup ke všem dokumentů, se kterými firma přichází denně do styku. Ty dávají uživatelům možnost přístupu k dokumentům na základě jejich uživatelských rolí naprosto odkudkoliv. Ideální přitom je, pokud to dokáží přímo z prostředí podnikového informačního systému jako je například HELIOS Green nebo HELIOS Orange, ve kterém jsou již zaměstnanci zvyklí pracovat a který zároveň slouží k obstarání veškeré související agendy jako jsou platby, výrobní příkazy, mzdové účetnictví apod.

 

Co čekat od chytrého DMS

Jedním takovým DMS je řešení DOCU-X DMS. To nabízí systematický přístup k dokumentům přímo z HELIOSu. Můžete si zde nastavit jasnou odpovědnost za dokumenty a přístupová práva k jednotlivým dokumentům. Systém pak sám a plně automaticky zajistí oběh elektronických dokumentů, včetně souvisejícího workflow. Vše je navíc řádně zabezpečeno proti ztrátě a zničení dokumentů. Velkou výhodou je také rychlé a efektivní vyhledávání dokumentů. 

DOCU-X DMS vám však může pomoci i se samotnou digitalizací, a to díky modulu pro OCR (Optical Character Recognition, neboli automatické rozpoznávání textu). Díky tomu lze například zautomatizovat zpracování faktur. Vložíte papírovou fakturu do skeneru, DOCU-X DMS sám rozpozná jednotlivá pole na faktuře a rovnou je připraví do HELIOSu a zároveň fakturu v elektronické podobě pošle do schvalovacího workflow. To významně pomáhá zefektivnit procesy při nakládání s dokumenty a výrazně to zjednodušuje jejich oběh v týmech. Díky tomu je pak už jedno, zda zaměstnanci pracují z kanceláře, nebo z domova. Oběh dokumentů je pak rychlý, levný a faktury lze schvalovat třeba i z mobilu, z aplikace HELIOS Mobile. 

Stejným způsobem můžete v DOCU-X DMS pracovat i s libovolnými dalšími dokumenty jako jsou třeba interní směrnice, smlouvy, dokumenty pro nové zaměstnance, dokumentace pro ISO 9001 a další certifikace, došlou poštou apod.


Iva Mottlová

Iva Mottlová pracuje ve firmě Asseco solutions a.s. již 15 let a v posledních dvou letech je na pozici Key Account Managera pro integrační řešení systémů HELIOS Orange a HELIOS Green. Stará se o partnerská řešení, která jsou úzce provázaná se systémy HELIOS a tím zákazníkům nabízí řešení specifických potřeb bez nutnosti vybírat a napojovat specializovaná řešení.



Asseco Solutions, a.s.

Asseco Solutions je největším producentem podnikových informačních systémů na českém a slovenském trhu. Softwarové aplikace z jeho produkce jsou distribuovány i na dalších trzích v rámci střední Evropy. Společnost se zabývá nejen vývojem, ale také implementací a podporou specializovaných systémů a již téměř 30 let přináší svým zákazníkům nejmodernější technologie.

Podnikové informační systémy HELIOS z produkce Asseco Solutions plně pokrývají potřeby velkých, středních i malých firem a ostatních ekonomických subjektů v nejrůznějších oblastech působení.

Více na www.helios.eu.

Hodnocení článku: 10 | 8 | 6 | 4 | 2 | 0

Jak mít v dobách home office firemní dokumenty stále pod kontrolou?

Diskuze a názory uživatelů na téma: Jak mít v dobách home office firemní dokumenty stále pod kontrolou?

Na dané téma nejsou žádné názory.


Poslední zprávy z rubriky Okénko pro podnikatele:

19.05.2020  Jak na profesionální řízení projektů v CRM Iva Mottlová (Asseco Solutions)
07.05.2020  Jak připravit projekt implementace ERP systému Lukáš Ontl (Asseco Solutions)
04.05.2020  Jak mít v dobách home office firemní dokumenty stále pod kontrolou? Iva Mottlová (Asseco Solutions)

Přečtěte si také:

12.04.2020Home office a karanténa z hlediska psychologie Orange Academy (Orange Academy)
31.03.2020Jak si naplánovat práci na home office s dětmi? Orange Academy (Orange Academy)
23.03.2020Koronavirus: OČR, karanténa, home office a dovolená VIDEO Orange Academy (Orange Academy)




Zobrazit sloupec 
Kurzy měn | Akcie | Obchodní rejstřík | Zájezdy | Last minute | Meteobox | Bydlet | YAuto | Studium | E
Kurzy.cz - Akcie cz, kurzy měn, forex, zlato.
TOP: Akcie CZ Akcie svět Kurzy měn Komodity Dluhopisy Zlato Bitcoin Hypotéky Tarify Energie Kalkulačka Zákony Práce Koronavirus

Kalkulačka - Výpočet

Výpočet čisté mzdy

Důchodová kalkulačka

Přídavky na dítě

Příspěvek na bydlení

Rodičovský příspěvek

Životní minimum

Hypoteční kalkulačka

Banky a Bankomaty

Úrokové sazby

Hypotéky, Stavební spoření

Směnárny - Euro, Dolar

Práce - Volná místa

Úřad práce, Mzdy, Platy

Dávky a příspěvky

Nemocenská, Porodné

Podpora v nezaměstnanosti

Důchody

Investice

Burza - ČEZ

Dluhopisy, Podílové fondy

Ekonomika - HDP, Mzdy

Kryptoměny - Bitcoin, Ethereum

Drahé kovy

Zlato, Investiční zlato, Stříbro

Ropa - PHM, Benzín, nafta

Podnikání

Obchodní rejstřík

Města a obce, PSČ

Katastr nemovitostí

Ochranné známky

Finanční katalog

Občanský zákoník

Zákoník práce

Stavební zákon

Daně, formuláře

Další odkazy

Auto, Spolehlivost Aut

Monitoring ekonomiky

Volby, Mapa webu

English version

Czech currency

Prague stock exchange


Copyright © 2000 - 2020

Kurzy.cz, spol. s r.o., AliaWeb, spol. s r.o.,

ISSN 1801-8688

Ochrana údajů | Cookies