Pavel Nykl (Onlio)
Okénko pro podnikatele  |  29.08.2019 11:03:01

Základ úspěšného DMS? Efektivní digitalizace!

Správa dokumentů, papírových i elektronických, je jednou ze základních agend každé organizace. V případě digitálních dokumentů usnadňují potřebné procesy tzv. DMS systémy (Document Management System) – může jít o čistě komerční uzavřený produkt nebo o řešení využívající open source technologie, jako je například DMS eDoCat, který česká společnost Onlio postavila na platformě Alfresco Community Edition.

Aby centrální správa dokumentů včetně řízení jejich oběhu fungovala efektivně, nemůže jít jen o software a dokumentová workflow. Důležitá je totiž i bezproblémová digitalizace stávajících nebo nově přijatých papírových dokumentů. Součástí celého řešení by proto mělo být i spolehlivé a dostatečně výkonné skenery, které podporují dávkové zpracování a poradí si s různorodými materiály včetně těch s velkou gramáží. A také s různou mírou poškození a deformací skenovaných podkladů. Elektronizaci dokumentů usnadní i podpora optického rozpoznávání znaků v různých jazycích, které může zajišťovat přímo i samotné DMS – ostatně, tak je tomu i v případě systému eDoCat, který navíc umí proces digitalizace plně zautomatizovat.

Obrovskou výhodou automatizace je možnost definovat, co má systém s novým dokumentem udělat – eDoCat například takový dokument sám zatřídí a podle odpovídajícího workflow provede potřebné operace. Tyto úkony přitom mohou být poměrně různorodé včetně přiřazení dokumentu k dalšími zpracování konkrétním uživatelům a jejich informování prostřednictvím určených komunikačních kanálů. O všem jsou navíc vedené podrobné auditní záznamy.

Větší rychlost, méně chyb

Zjednodušování a automatizace digitalizace vede nejen k podstatnému zrychlení práce s dokumenty (není nutné je zadávat do systému ručně), ale také k výraznému zpřehlednění uložených dat i ke snížení chybovosti způsobené lidským faktorem. Při zpracování dokumentů jsou právě lidské omyly nejčastější příčinou problémů a maximální eliminace těchto rizik tak přispívá ke zefektivnění dokumentových procesů i ke snížení celkových nákladů na vlastnictví DMS řešení.

Podpora digitalizace pozitivně ovlivňuje i spokojenost zaměstnanců – díky odbourání mnohdy únavných a stereotypních činností jsou lidé obecně šťastnější a mohou energii věnovat smysluplnějším aktivitám, například sofistikovaným analýzám dokumentů. A to je výhoda, na kterou se v úvahách o digitalizaci velmi často zapomíná – firmy občas zůstávají v zajetí tradičních paradigmat, kde papírové dokumenty vnímají jako nutné zlo, se kterým vlastně nemohou nic dělat.

Na digitalizaci navazuje podpora strojového vytěžování ze všech strukturovaných a polostrukturovaných dokumentů, a to včetně provádění komplikovaných ověřování – například kontroly doby splatnosti na přijaté faktuře apod. Vytěžování strukturovaných dat také umožňuje automatické spouštění odpovídajících např. schvalovacích workflow, anebo automatické propojování dokumentů dle řady pohledů a eDoCat tak ještě více eliminuje stereotypní a na chyby náchylné činnosti.

V kombinaci s ostatními funkčnostmi DMS lze vybudovat prostředí pro správu dokumentů, které dokáže automatizovaně, řízeně a kontrolovatelně pokrýt všechny dokumentové procesy organizace a nabídnout dokonalý přehled o všech vzájemně propojených nebo souvisejících dokumentech. A minimálně tak firmy výrazně přiblížit k čistě bezpapírovým kancelářím.

**BOX**eDoCat

DMS eDoCat je k dispozici v tradiční on-premise podobě i v režimu software jako služba (SaaS) umožňujícím efektivní rozložení nákladů. Výhody automatizované digitalizace dokumentů jsou dostupné v obou variantách provozu a organizace mohou maximálně přizpůsobit podobu výsledného řešení svým individuálním finančním i odborným možnostem.

Pavel Nykl

obchodní ředitel společnosti Onlio

Pavel Nykl vystudoval Univerzitu Karlovu v Praze a v posledních 15 letech se pohybuje na nejvyšších manažerských postech ve společnostech působících v oblasti dodávek služeb a komplexních IT řešení. V současné době uplatňuje své mnohaleté zkušenosti na pozici obchodního ředitele společnosti Onlio.

Onlio, a.s.

Onlio je předním leaderem na trhu softwarových řešení typu Document Management System pod vlastní značkou eDoCat. Další oblastí, kde společnost působí jsou komplexní dodávky vysoce profesionálních webových prezentací, funkčních řešení a sofistikovaných portálů a jejich integrací. Třetí oblastí je Atlassian, rodina řešení s celosvětovou popularitou, jejíž hrdý přední partner v regionu jsme jedenáctým rokem. Atlassian vám pomůže s precizním řízením firmy a detailními informacemi pro vedení o stavu interních i externích úkolů.

Více na www.onlio.com a www.edocat.cz

Hodnocení článku: 10 | 8 | 6 | 4 | 2 | 0

Základ úspěšného DMS? Efektivní digitalizace!

Diskuze a názory uživatelů na téma: Základ úspěšného DMS? Efektivní digitalizace!

Na dané téma nejsou žádné názory.


Poslední zprávy z rubriky Okénko pro podnikatele:

10.12.2020  Nebankovní poskytovatelé jako užitečná alternativa Libor Vaníček (Lidya)
05.11.2020  Jak na zaměstnanecké benefity od roku 2020 Juraj Cienik (Trivi)
26.10.2020  Home office: Jak efektivně pracovat z domova Michal Bürger (eMClient)






Zobrazit sloupec 

Kalkulačka - Výpočet

Výpočet čisté mzdy

Důchodová kalkulačka

Přídavky na dítě

Příspěvek na bydlení

Rodičovský příspěvek

Životní minimum

Hypoteční kalkulačka

Povinné ručení

Banky a Bankomaty

Úrokové sazby

Hypotéky, Stavební spoření

Směnárny - Euro, Dolar

Práce - Volná místa

Úřad práce, Mzdy, Platy

Dávky a příspěvky

Nemocenská, Porodné

Podpora v nezaměstnanosti

Důchody

Investice

Burza - ČEZ

Dluhopisy, Podílové fondy

Ekonomika - HDP, Mzdy

Kryptoměny - Bitcoin, Ethereum

Drahé kovy

Zlato, Investiční zlato, Stříbro

Ropa - PHM, Benzín, nafta

Podnikání

Obchodní rejstřík

Města a obce, PSČ

Katastr nemovitostí

Ochranné známky

Finanční katalog

Občanský zákoník

Zákoník práce

Stavební zákon

Daně, formuláře

Další odkazy

Auto, Spolehlivost Aut

Monitoring ekonomiky

Volby, Mapa webu

English version

Czech currency

Prague stock exchange


Ochrana dat     Mobil verze

Používání cookies

Copyright © 2000 - 2021

Kurzy.cz, spol. s r.o., AliaWeb, spol. s r.o.