Kvalitní onboarding pomáhá k produktivitě, spokojenosti i loajálnosti zaměstnanců, přesto jej řada firem nezvládá

Kvalitní systém onboardingu je pro firmu i zaměstnance klíčový hned v několika ohledech. Dobře provedený proces integrace do pracovního týmu může firmě zajistit vyšší loajalitu a produktivitu nových pracovníků, nováčkům ve firmě pak dopomůže ke větší spokojenosti na pracovišti. Přestože si personalisté důležitost onboardingu uvědomují, kolem 40 % zaměstnanců se podle nedávného průzkumu belgických odborníků domnívá, že jejich proces onboardingu při nástupu na novou pozici selhal.

Onboarding, neboli proces integrace nových zaměstnanců do firmy, pracovního týmu a procesu, je dle většiny personalistů jak pro firmu, tak i pro daného pracovníka naprosto zásadní. Často je to totiž onen pověstný první dojem, který rozhodne, zda bude zaměstnanec svou práci milovat, či nenávidět. Například podle společnosti Click Boarding, jež poskytuje řešení pro onboarding software, je u pracovníků, kteří byli kvalitně uvedeni na nové pracoviště, o 69 % vyšší šance, že u daného zaměstnavatele vydrží další tři roky. Podle nedávné studie belgické Vlerick Business School se též personalisté domnívají, že dobře zvládnutý onboarding pomůže, aby se zaměstnanci rychleji v nové firmě cítili jako doma (myslí si to 86 % personalistů) a snáze se zapracovali (míní 74 % personalistů).

Z pohledu zaměstnanců to není žádná sláva

O to překvapivěji pak působí výsledky téhož průzkumu, které ukazují, že celých 40 % zaměstnanců napříč Evropou je toho názoru, že se jim během procesu adaptace do nového zaměstnání nedostalo ani minimální podpory. „Důkladnému onboardingu se povětšinou věnují větší firmy, které v něm postupují systematicky a mají přesně zpracovanou metodiku. U malých firem se často adaptace nového zaměstnance řeší tak nějak živelně, za chodu. Určitě by tedy nebylo na škodu, kdyby se i tady objevil alespoň nějaký systém, díky němuž by se předcházelo chybám a nepříjemnostem,“ říká Jiří Jemelka, ředitel společnosti J.I.P. pro firmy, jež poskytuje revitalizace a interim management malým a středním podnikům.

Podle zmíněné studie si zaměstnanci nejčastěji (v 66 % případů) stěžovali na nedostatečné informace ohledně určitých úkolů i toho, co se od nich čeká a jakých výsledků mají dosáhnout. Více než dvě třetiny zaměstnanců nedostaly jasné informace o své pozici a další zaznamenali problémy na provozní úrovni: 57 % pracovníků nemělo během prvního dne v práci k dispozici pracovní počítač, telefon, kancelářský materiál, ba dokonce ani stůl. U poloviny zaměstnanců došlo k nápravě do týdne, ovšem 43 % se mohlo plně vrhnout do provozu až po více než týdnu. Více než polovina pracovníků rovněž cítila, že je jejich proces adaptace příliš uspěchán.

Začněte co nejdřív

Jak by tedy měl efektivní onboarding vypadat a co by měl zahrnovat? „Především je nutné začít s procesem adaptace hned první den, nebo i dříve. Zní to možná zvláštně, ale moderní technologie firmám skutečně umožňují zahájit onboarding i předtím, než vůbec zaměstnanec nastoupí, a to třeba prostřednictvím e-mailu nebo sociálních sítí. Také se může vyplatit zahrnout některé obecnější fáze onboardingu již přímo do náborového procesu,“ vysvětluje Jiří Jemelka. Dobré je též neopomínat ani záležitosti, které přímo s výkonem práce nesouvisí – třeba seznámení se s budovou či možnostmi kontaktování kolegů a nadřízených. V tomto ohledu může firmě pomoci zeptat se stávajících zaměstnanců, jaké informace při svém nástupu postrádali nebo na ně nebyl kladen dostatečný důraz. Případně je vhodné hned po skončení onboardingu požádat nováčky o jejich zpětnou vazbu. Firmy tak získají cenná data pro úpravy celého procesu, navíc mohou ještě relativně včasně napravit největší nedostatky.

Zapojte vedení a nezapomeňte na milé gesto

Důležité je dále i to, aby byl proces adaptace interaktivní a zahrnoval i jiné „průvodce“, než jen pracovníky personálního oddělení. Nováčkům by měl být dán dostatečný prostor na to, aby se seznámili se všemi členy svého týmu a začali hned zčerstva rozvíjet pracovní vztahy. Velice kladně pak působí i zapojení vyššího vedení. Alespoň jedno setkání s nadřízeným nebo šéfem podniku s prostorem k rozhovoru mezi čtyřma očima pomůže nováčkovi zbavit se nervozity z jednání s pracovně výše postaveným člověkem. Nový zaměstnanec by si ze svého prvního dne v práci měl rovněž odnést pocit, že je v týmu vítán. V ideálním případě by se jej měl někdo ujmout ihned, co vstoupí do dveří, a měl by být uveden k připravenému pracovnímu prostoru. Výbornou službu odvede i drobná pozornost – květiny, vlastní hrneček na kávu či třeba poukázka na obědové menu.