Pavel Nykl (Onlio)
Okénko pro podnikatele  |  23.11.2018 12:03:01

DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu


Personalistika se týká každé organizace. A stejně jako v dalších oblastech

i zde je nezbytné pracovat s širokou škálou různorodých dokumentů.

Naštěstí se dnes již nemusíme spoléhat na tradiční papírovou formu, lze využít systémy pro správu elektronických dokumentů – DMS. Ty poskytují nejen nástroje pro vývoj personální dokumentace a udržení kontroly nad ní, ale zajišťují také řízený oběh dokumentů napříč organizací.

Výkonný DMS může být řešením využívajícím open source technologie, jako je například DMS eDoCat, který česká společnost Onlio postavila na otevřené platformě Alfresco. Právě to přináší zásadní výhodu v koncové ceně pro zákazníka.

Speciální rozšíření přímo pro personalistiku

Hlavní přidanou hodnotou DMS v personálním oddělení je jednodušší kontrola nad personálními dokumenty společnosti a také nižší výskyt chyb pramenících z „prošvihnutých“ termínů.

Modul Personální spis DMS eDoCat pokrývá hned tři oblasti personalistiky. V první řadě jde o podporu práce s digitalizovanou podobou dokumentů a udržování všech personálních dokumentů zaměstnance v jednom elektronickém šanonu. Podstatou personálního spisu je, že dokumenty existují v jediném exempláři, jsou dostupné oprávněným uživatelům z jednoho místa. Záleží na vaší uživatelské roli, k jakým dokumentům spisu se dostanete. Nalezení relevantního dokumentu je pak dílem okamžiku.

 

Další výhody?

Další užitečnou funkcí může být práce se vzory dokumentů. Ta podstatně zjednodušuje generování nových dokumentů např. při nástupu zaměstnance, popř. v situaci, kdy se mění některý z parametrů pracovního poměru a o této změně vzniká dodatek pracovní smlouvy. Nespornou výhodou DMS pro personalistu i zaměstnance je také to, že se vždy pracuje s aktuálně platnými dokumenty.

Poslední – ale neméně důležitou – součástí modulu Personální spis je hlídání termínů. Ať již jde o periodická školení, certifikáty nutné k vykonání určité profese, nebo třeba o platnost pracovních smluv na dobu určitou.

Maximální kontrola i ochrana osobních údajů

Výhodou využití DMS je také existence detailního protokolu umožňujícího jednoznačně identifikovat autora změny i čas úpravy. Spolu s řízením přístupu a pokročilými mechanismy archivace jde o důležitou funkcionalitu pro naplňování legislativních a certifikačních požadavků včetně GDPR nebo ISO 9001.

Pro nejlepší DMS systémy je charakteristická úzká vazba zpracování dokumentů na organizační strukturu organizace. Z pohledu personalistiky jde mj. o výše zmíněné řízení přístupů k jednotlivým dokumentům. DMS systémy si poradí i se zařazením pracovníků do více různých rolí.

Jednoduše

Výsledkem nasazení DMS je celkově vyšší efektivita jednotlivých týmů i celé organizace. Výše uvedené příklady jsou vodítkem i pro další vedoucí pracovníky, kteří nejsou zodpovědní za oblast personalistiky. Díky vysoké přizpůsobivosti lze moderní DMS systémy upravit dle konkrétních představ a využít je pro práci s dokumenty na všech úrovních řízení.

Pavel Nykl

obchodní ředitel společnosti Onlio

Pavel Nykl vystudoval Univerzitu Karlovu v Praze a v posledních 15 letech se pohybuje na nejvyšších manažerských postech ve společnostech působících v oblasti dodávek služeb a komplexních IT řešení. V současné době uplatňuje své mnohaleté zkušenosti na pozici obchodního ředitele společnosti Onlio.

Onlio, a.s.

Onlio je předním leaderem na trhu softwarových řešení typu Document Management System pod vlastní značkou eDoCat. Další oblastí, kde společnost působí jsou komplexní dodávky vysoce profesionálních webových prezentací, funkčních řešení a sofistikovaných portálů a jejich integrací. Třetí oblastí je Atlassian, rodina řešení s celosvětovou popularitou, jejíž hrdý přední partner v regionu jsme jedenáctým rokem. Atlassian vám pomůže s precizním řízením firmy a detailními informacemi pro vedení o stavu interních i externích úkolů.

Více na www.onlio.com a www.edocat.cz

Hodnocení článku: 10 | 8 | 6 | 4 | 2 | 0

DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu

Diskuze a názory uživatelů na téma: DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu

Na dané téma nejsou žádné názory.


Poslední zprávy z rubriky Okénko pro podnikatele:

07.12.2018  Přemýšlíte o outsourcingu? 5 nevýhod, s nimiž je nutné počítat (7.12.2018) Ing. Bc. Jiří Jemelka (J.I.P. pro firmy s.r.o.)
06.12.2018  Jak můžete svým zaměstnancům ukázat, že pro vás nejsou jen číslem Ing. Bc. Jiří Jemelka (J.I.P. pro firmy s.r.o.)
23.11.2018  DMS aneb velký pomocník pro každého personalistu Pavel Nykl (Onlio)
31.10.2018  Znáte MBO? 3 tipy, k čemu management by objectives využít v praxi Ing. Bc. Jiří Jemelka (J.I.P. pro firmy s.r.o.)

Přečtěte si také:

15.09.2016Zlato vs. dluh aneb Velká hospodářská krize vs. rok 2016 Ing. Jakub Petruška (Zlaťáky.cz)





Zobrazit sloupec 
Kurzy.cz - Akcie cz, kurzy měn, forex, zlato.
TOP: Akcie CZ Akcie svět Kurzy měn Komodity Zlato Bitcoin Hypotéky Tarify Energie Kalkulačka Zákony Práce Školení Počasí

Kalkulačka

Výpočet čisté mzdy

Přídavky na dítě

Příspěvek na bydlení

Rodičovský příspěvek

Sociální příplatek

Životní minimum

Hypoteční kalkulačka

Důchodová kalkulačka

Banky a Bankomaty

Úrokové sazby

Běžné účty

Hypotéky

Stavební spoření

Podílové fondy

Směnárny - Euro, Dolar

Úřad práce

Investice

Makroekonomika - ČNB

Kryptoměny - Bitcoin, Ethereum

Zlato online, Stříbro, Ropa

Burza - ČEZ

Pojištění

Povinné ručení

Penzijní připojištění

Penzijní fondy

Podnikání

Obchodní rejstřík

Města a obce, PSČ

Katastr nemovitostí

Ochranné známky

Finanční katalog

Nový občanský zákoník

Zákoník práce

Stavební zákon

Daně, formuláře

Další odkazy

Auto - TÜV spolehlivost

Monitoring ekonomiky

Mapa webu

Volby

English version

Czech currency

Prague stock exchange


Copyright © 2000 - 2018

Kurzy.cz, spol. s r.o., AliaWeb, spol. s r.o.,

ISSN 1801-8688

Ochrana údajů | Cookies