Víte jak zvládat pracovní porady, aby nebyly jen ztrátou času?

Mnoho malých a středních firem pěstuje nešvar nulových porad, velké podniky mají naopak často „přeporadováno“. Ani jeden z těchto extrémů podnikání nesvědčí. Porady jsou důležitým nástrojem interní komunikace – ovšem jen za předpokladu, že jsou dobře zvládnuté. Důležité je udržovat je účelné a organizované, dodržovat časové limity a zajistit adekvátní zápisy. Jakými konkrétními kroky lze porady ve firmě zefektivnit?

Podle mnoha zaměstnanců i řady studií bývají pracovní porady neefektivní ztrátou času. Například průzkum agentury Sharp Europe z roku 2014 zjistil, že jen 16 % zaměstnanců považuje porady a pracovní schůze za inspirující, naproti tomu 79 % pracovníků tvrdí, že by čas strávený na poradě produktivněji zužitkovali prací. Celá třetina dotázaných si také již někdy během porady všimla usínajících kolegů, 9 % pak přiznává, že sami usnuli. Jsou tedy porady a schůze naprosto zbytečné? Odborníci si to nemyslí. „Porady slouží firmám a pracovním týmům jako důležitý komunikační kanál, a právě komunikace je pro podniky kriticky důležitá. Pokud tedy slýcháme, že porady jsou neefektivní, není řešením je zcela zrušit, ale naopak naučit se je dobře zvládat,“ říká Jiří Jemelka, ředitel společnosti J.I.P. pro firmy, jež poskytuje revitalizace a interim management malým a středním podnikům. Jak tedy pracovní porady zefektivnit, aby přinesly očekávaný výsledek?

Důkladně si promyslete cíle porady a naplánujte agendu

Porad může být vícero různých druhů, a tudíž pro ně platí různá pravidla. Pracovní tým se může například každý týden scházet, aby probral své úspěchy či neúspěchy z uplynulého období, své plány na další týden, rozdělil si úkoly a podobně. Pak jsou tu samozřejmě mimořádné porady, kdy je potřeba řešit konkrétní náhlý problém, vymyslet řešení urgentní zakázky a tak dále. Pro všechny porady ale platí, že by měly mít stanovený určitý cíl a k němu se dobrat. Tento cíl by měl být znám všem účastníkům dopředu tak, aby se na poradu mohli připravit. S tím souvisí i důkladné naplánování agendy schůze. Právě pevná agenda je pro efektivní průběh porady mimořádně důležitá, přitom si s ní však řada firem hlavu neláme: kupříkladu studie americké platformy Attentiv uvádí, že 63 % porad a schůzí nemá agendu naplánovanou vůbec.

Ten, kdo poradu řídí – zpravidla šéf týmu či firmy –, by tak měl připravit „obsah“ dané schůze a dbát na to, aby se projednaly všechny body. Uvidí-li zaměstnanci, že porada má pevný řád, budou k ní přistupovat disciplinovaněji a soustředěněji.

Začněte na čas a zkraťte délku

Zdá se to jako maličkost, ale dochvilnost má značný význam. Vždy proto porady a schůze začínejte přesně ve stanoveném čase, a to klidně i tehdy, nejsou-li ještě všichni účastníci přítomni. Všem zúčastněným tak dáte najevo, že porada není jen nějaká oficialita a je nutné k ní přistupovat s profesionalitou a vážností. Stejně jako dodržování začátku porady je pak důležité i přesně na čas skončit. Je možné, že zpočátku se týmu nebude dařit vše probrat a při skončení schůze zůstane pár věcí nedořešeno (proto si ke konci porady raději nechávejte méně podstatné záležitosti), vyšlete tím ale jasný signál, že nestojíte o zbytečné průtahy. Lidé si postupně zvyknou, že porada musí „odsýpat“ a eliminují se tím plané diskuze. Témuž pak lze napomoci také tím, že délku trvání pracovních schůzí zkrátíte. Vyzkoušejte třeba místo hodinové porady jen půlhodinovou. Čas vás bude trochu tlačit, což může pomoci poradu rozproudit.

Dbejte na zápis a vyzkoušejte poradu ve stoje

Pokud se vám často stává, že váš tým hned druhý den neví, co se na poradě dohodlo, pak rozhodně dbejte na to, aby z každé porady vznikl alespoň stručný zápis. Předem určete, kdo bude za zápisy z porad zodpovídat. Samozřejmostí je, aby vznikaly hned na místě, a nikoliv zpětně. Není třeba rozepisovat dlouhé romány o tom, co kdo řekl – bohatě postačí stručné poznámky o nejdůležitějších bodech, zadaných úkolech, rozhodnutích a podobně. Elektronický zápis poté hned po skončení porady nechte rozeslat všem přítomným, případně jim jej nasdílejte přes firemní systém.

K zefektivnění porad může napomoci i nový trend, který se stává čím dál populárnější: porady ve stoje. Poloha ve stoje totiž zajišťuje lepší okysličení mozku než typická poloha vsedě, navíc nehrozí, že někdo při takové poradě někdo usne.