Ing. Bc. Jiří Jemelka (J.I.P. pro firmy s.r.o.)
Okénko pro podnikatele  |  17.10.2018 10:59:54

Víte jak zvládat pracovní porady, aby nebyly jen ztrátou času?


Mnoho malých a středních firem pěstuje nešvar nulových porad, velké podniky mají naopak často „přeporadováno“. Ani jeden z těchto extrémů podnikání nesvědčí. Porady jsou důležitým nástrojem interní komunikace – ovšem jen za předpokladu, že jsou dobře zvládnuté. Důležité je udržovat je účelné a organizované, dodržovat časové limity a zajistit adekvátní zápisy. Jakými konkrétními kroky lze porady ve firmě zefektivnit?

Podle mnoha zaměstnanců i řady studií bývají pracovní porady neefektivní ztrátou času. Například průzkum agentury Sharp Europe z roku 2014 zjistil, že jen 16 % zaměstnanců považuje porady a pracovní schůze za inspirující, naproti tomu 79 % pracovníků tvrdí, že by čas strávený na poradě produktivněji zužitkovali prací. Celá třetina dotázaných si také již někdy během porady všimla usínajících kolegů, 9 % pak přiznává, že sami usnuli. Jsou tedy porady a schůze naprosto zbytečné? Odborníci si to nemyslí. „Porady slouží firmám a pracovním týmům jako důležitý komunikační kanál, a právě komunikace je pro podniky kriticky důležitá. Pokud tedy slýcháme, že porady jsou neefektivní, není řešením je zcela zrušit, ale naopak naučit se je dobře zvládat,“ říká Jiří Jemelka, ředitel společnosti J.I.P. pro firmy, jež poskytuje revitalizace a interim management malým a středním podnikům. Jak tedy pracovní porady zefektivnit, aby přinesly očekávaný výsledek?

Důkladně si promyslete cíle porady a naplánujte agendu

Porad může být vícero různých druhů, a tudíž pro ně platí různá pravidla. Pracovní tým se může například každý týden scházet, aby probral své úspěchy či neúspěchy z uplynulého období, své plány na další týden, rozdělil si úkoly a podobně. Pak jsou tu samozřejmě mimořádné porady, kdy je potřeba řešit konkrétní náhlý problém, vymyslet řešení urgentní zakázky a tak dále. Pro všechny porady ale platí, že by měly mít stanovený určitý cíl a k němu se dobrat. Tento cíl by měl být znám všem účastníkům dopředu tak, aby se na poradu mohli připravit. S tím souvisí i důkladné naplánování agendy schůze. Právě pevná agenda je pro efektivní průběh porady mimořádně důležitá, přitom si s ní však řada firem hlavu neláme: kupříkladu studie americké platformy Attentiv uvádí, že 63 % porad a schůzí nemá agendu naplánovanou vůbec.

Ten, kdo poradu řídí – zpravidla šéf týmu či firmy –, by tak měl připravit „obsah“ dané schůze a dbát na to, aby se projednaly všechny body. Uvidí-li zaměstnanci, že porada má pevný řád, budou k ní přistupovat disciplinovaněji a soustředěněji.

Začněte na čas a zkraťte délku

Zdá se to jako maličkost, ale dochvilnost má značný význam. Vždy proto porady a schůze začínejte přesně ve stanoveném čase, a to klidně i tehdy, nejsou-li ještě všichni účastníci přítomni. Všem zúčastněným tak dáte najevo, že porada není jen nějaká oficialita a je nutné k ní přistupovat s profesionalitou a vážností. Stejně jako dodržování začátku porady je pak důležité i přesně na čas skončit. Je možné, že zpočátku se týmu nebude dařit vše probrat a při skončení schůze zůstane pár věcí nedořešeno (proto si ke konci porady raději nechávejte méně podstatné záležitosti), vyšlete tím ale jasný signál, že nestojíte o zbytečné průtahy. Lidé si postupně zvyknou, že porada musí „odsýpat“ a eliminují se tím plané diskuze. Témuž pak lze napomoci také tím, že délku trvání pracovních schůzí zkrátíte. Vyzkoušejte třeba místo hodinové porady jen půlhodinovou. Čas vás bude trochu tlačit, což může pomoci poradu rozproudit.

Dbejte na zápis a vyzkoušejte poradu ve stoje

Pokud se vám často stává, že váš tým hned druhý den neví, co se na poradě dohodlo, pak rozhodně dbejte na to, aby z každé porady vznikl alespoň stručný zápis. Předem určete, kdo bude za zápisy z porad zodpovídat. Samozřejmostí je, aby vznikaly hned na místě, a nikoliv zpětně. Není třeba rozepisovat dlouhé romány o tom, co kdo řekl – bohatě postačí stručné poznámky o nejdůležitějších bodech, zadaných úkolech, rozhodnutích a podobně. Elektronický zápis poté hned po skončení porady nechte rozeslat všem přítomným, případně jim jej nasdílejte přes firemní systém.

K zefektivnění porad může napomoci i nový trend, který se stává čím dál populárnější: porady ve stoje. Poloha ve stoje totiž zajišťuje lepší okysličení mozku než typická poloha vsedě, navíc nehrozí, že někdo při takové poradě někdo usne.

Ing. Bc. Jiří Jemelka Tento příspěvek poskytuje marketingový specialista, odborník na růst a rozvoj firem, podnikatel, školitel, lektor a kouč v oblastech management, prodej, marketing a finance – Ing. Bc. Jiří Jemelka, zakladatel společnosti J.I.P. pro firmy s.r.o. zaměřené na zvyšování produktivity v obchodních i výrobních firmách (www.jip-pf.cz), provozovatel specializovaného webu www.restrukturalizace.cz a marketingového poradenství na www.btci.cz. Vystudoval VŠB-TU Ostrava, obor Management a Ekonomika, dálkově studoval na Impac University, USA, Florida 2005, studijní obor: Operations Organization.

10 let se Jiří Jemelka věnuje podnikovému a marketingovému poradenství, rozvoji, revitalizaci a restrukturalizaci firem, a vzdělávání podnikatelů, manažerů, marketingových pracovníků a obchodníků. V roce 2011 byla úspěšnost projektů na úrovni 80%. V roce 2013 vydal knihu o obchodování: Prodej, dřina nebo hra – více na: www.grada.cz Na tomto místě je Vám k dispozici se svými názory, které souvisí s podnikáním, managementem, marketingem a prodejem. Pokud řešíte složité otázky v oblasti provozu Vašeho podniku, personalistiky, financí, marketingové strategie či výkonnosti prodejního týmu a zajímal by Vás názor experta na podnikatelské, manažerské a marketingové poradenství, zvyšování tržeb a čistého zisku, neváhejte se na nás obrátit s Vaší otázkou a zjistíte, že na oplátku získáte informace, které jsou o reálném světě, rychlé aplikaci, stimulaci k výkonům, výsledkově zaměřené, nikoliv teoretické a hlavně – ziskotvorné. Pište na email: jiri.jemelka@jip-pf.cz, volejte na: 603995052.

Hodnocení článku: 10 | 8 | 6 | 4 | 2 | 0

Víte jak zvládat pracovní porady, aby nebyly jen ztrátou času?

Diskuze a názory

Na dané téma nejsou žádné názory.


Poslední zprávy z rubriky Okénko pro podnikatele:

30.10.2018  Mileniálové jako zaměstnanci aneb Jak efektivně zvládat „nejistou generaci“ Ing. Bc. Jiří Jemelka (J.I.P. pro firmy s.r.o.)
17.10.2018  Víte jak zvládat pracovní porady, aby nebyly jen ztrátou času? Ing. Bc. Jiří Jemelka (J.I.P. pro firmy s.r.o.)
27.09.2018  Euler Hermes varuje před falešnými odběrateli Luděk Obadal (Euler Hermes)




Příbuzné stránky



Zobrazit sloupec 
Kurzy.cz - Akcie cz, kurzy měn, forex, zlato.
TOP: Akcie CZ Akcie svět Kurzy měn Komodity Zlato Bitcoin Hypotéky Tarify Energie Kalkulačka Zákony Práce Školení Počasí

Kalkulačka

Výpočet čisté mzdy

Přídavky na dítě

Příspěvek na bydlení

Rodičovský příspěvek

Sociální příplatek

Životní minimum

Hypoteční kalkulačka

Důchodová kalkulačka

Banky a Bankomaty

Úrokové sazby

Běžné účty

Hypotéky

Stavební spoření

Podílové fondy

Směnárny - Euro, Dolar

Úřad práce

Investice

Makroekonomika - ČNB

Kryptoměny - Bitcoin, Ethereum

Zlato online, Stříbro, Ropa

Burza - ČEZ

Pojištění

Povinné ručení

Penzijní připojištění

Penzijní fondy

Podnikání

Obchodní rejstřík

Města a obce, PSČ

Katastr nemovitostí

Ochranné známky

Finanční katalog

Nový občanský zákoník

Zákoník práce

Stavební zákon

Daně, formuláře

Další odkazy

Auto - TÜV spolehlivost

Monitoring ekonomiky

Mapa webu

Volby

English version

Czech currency

Prague stock exchange


Copyright © 2000 - 2018

Kurzy.cz, spol. s r.o., AliaWeb, spol. s r.o.,

ISSN 1801-8688

Ochrana údajů | Cookies