Ing. Klára Honzíková (Fučík & partneři)
Okénko daně  |  09.08.2018 18:24:13

Archivace dokladů


Nevím jak u vás ve společnosti, ale u nás je čas léta nejen časem odpočinku a vydechnutí po více než půlročním maratonu spojeném s účetními závěrkami, daňovými přiznáními a audity, ale je také časem úklidu a s ním spojenou archivací dokumentů. Při všech činnostech spojených s provozem společnosti vzniká nepřeberné množství dokladů, dokumentů, smluv a ostatních dat. Když se nad těmi všemi daty zamyslím, kladu si otázku, zda lze vůbec procentuálně určit, v jakém poměru jsou to data elektronická či „papírová“ a která jejich podoba v dnešní době ve společnostech převládá. Ať tak či tak, uchovávat a archivovat se musí obě podoby dat, musíme dodržovat lhůty a pravidla, které nám zákony ukládají.

Některé společnosti si zajišťují archivaci dokladů samy. Leckdy se vyčlení jedna místnost a tam se všechny šanony, krabice a další nádoby s doklady stohují do doby, než je místnost plná a je třeba celou situaci řešit. Ne vždy se však myslí na to, že i taková vyčleněná místnost musí splnit určitá kritéria. Jiné společnosti se s archivací a uchováním dokladů nechtějí trápit a svěří své dokumenty do rukou profesionálních firem, které se o vše potřebné postarají.

Pojďme se společně podívat na základní informace, které bychom při archivaci firemních dat měli vzít v úvahu.

Proč vlastně musíme archivovat?

Archivaci dokumentů nám ukládá hned několik právních norem. Jak už to bývá, aby to v naší legislativní džungli nebylo snadné, musíme pátrat v různých normách a hledat potřebné paragrafy. Jen pro malou ukázku jsou to například zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá stanovení zákona o archivnictví a spisové službě, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, zákon č. 235/2004, o dani z přidané hodnoty, zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákon č. 21/1992 Sb., o bankách a další.

Z pohledu právních norem plní archivace jednoznačný účel – prokazování. V případě kontroly z finančního úřadu musí mít společnost doklady k dispozici, aby bylo možné prokázat, jak byl konkrétní doklad zpracován a daňově zohledněn, ať už v přiznání k dani z přidané hodnoty, nebo v přiznání k dani z příjmů. U mzdových dokladů je důvodem prokázání zejména nárok na dávky důchodového pojištění.

Jaké jsou archivační lhůty?

S lhůtami to v archivaci není tak jednoduché. Jednak se řídí různými právními normami, jednak se liší podle dokumentu, kterého se týkají. Velmi zjednodušeně by se dalo říct, že lhůty archivace účetních a daňových dokladů jsou většinou 10 let, a lhůty mzdových dokladů mají rozptyl 3 roky až 30 let. Pokud však probíhá soudní či jiné obdobné řízení, lhůty se prodlužují.

Jak dokumenty ukládat?

Především by dokumenty měly být řádně uspořádány. Archivujeme přeci pro účel prokazování, tedy vyhledávání potřebných dat. V pytlích či naházených nepopsaných krabicích bude hledání takového jednoho dokumentu jako hledání jehly v kupce sena. Dále by místo, kde dokumenty ukládáme, mělo být teplotně i světelně stálé, aby nedošlo k poškození dat. Vlhký sklep, ve kterém se navíc prohání myši, asi nebude tím ideálním místem. V neposlední řadě bychom také měli myslet na bezpečnost dat. A to nejen v souvislosti s aktuálním nařízením Evropské unie o ochraně osobních dat (GDPR).

Pokud svěříte archivaci dokumentů externí společnosti, měli byste zvážit, zda se jedná o spolehlivou společnost, jaké prostory k archivaci používá a zda jsou vaše data v bezpečí. Jistě si všichni vzpomeneme na nějaký případ, kdy se různá citlivá data ocitla v běžné popelnici na ulici nebo někde na skládce za městem. Archivační společnost by vám měla zjistit nejen uložení dat, ale měla by vám pomoci v případě potřeby vyhledání nějakých informací a samozřejmě se zajištěním skartace dat.

Jak probíhá skartace?

Poté, co uplynou dané lhůty a dokument již není potřeba uchovávat, je možné provést jeho skartaci. Skartací rozumíme nenávratné zničení dat tak, aby již nikdo nemohl data přečíst. Pro tento účel lze využít služeb spaloven nebo se používají různé drtiče, které likvidaci dat spolehlivě provedou. Z hlediska GDPR je nezbytné vést také záznamy o tom, jak skartace dat proběhla.

Co když společnost ukončuje svoji činnost?

I v tomto případě společnost musí zajistit uchování vybraných dokumentů po stanovené lhůty. Společnosti, které vstupují do likvidace, musí dokonce před vlastním výmazem z obchodního rejstříku provést projednání se Státním oblastním archivem. Ten může mimo jiné rozhodnout, že je třeba určitá data archivovat déle nebo je třeba tato data uložit přímo u něj, například z důvodu jejich historické významnosti.

A jak je to s elektronickými daty?

Pro elektronická data, nebo jak jim zákon o účetnictví, správně říká technická data, platí stejná pravidla jako pro data papírová, resp. listinná. Úskalím zde bývá právě to, zda tato data splňují požadavky jednotlivých norem, a zda je lze považovat za průkazná. Ale o tom až v některém dalším článku.

Závěrem

Pokud si s archivací dat sami nevíte rady, neváhejte se na nás obrátit. Můžete také navštívit chystaný tutoriál na toto téma, který se bude konat v říjnu 2018 v prostorách naší společnosti. Přeji Vám klidné a pohodové letní dny.

Autor: Klára Honzíková


Ing. Klára Honzíková

Auditor, manažer oddělení auditu

klara.honzikova@fucik.cz

Klára se zaměřuje na statutární audity výrobních i obchodních společností a jiné auditorské ověřovací zakázky, včetně účetních a daňových due-diligence. Podílí se také mimo jiné na zakázkách nastavení vnitřních kontrolních systémů.

Fučík & Partneři

Od roku 1995 působíme na poli daňového poradenství a auditu. Svým klientům nabízíme mnohaleté zkušenosti podnikového poradenství. Pořádáme vzdělávací semináře na témata z daňového prostředí. Účastníme se odborných konferencí a diskuzí. A dále se specializujeme na řízení lidských zdrojů a outsourcing mzdového a finančního účetnictví. Poskytujeme komplexní poradenské služby v oblasti auditu, daní, podnikového poradenství, účetnictví, personálního poradenství včetně mzdového účetnictví a transakčního poradenství. Naším cílem je spokojenost našich klientů.

Děláme to, co nás baví, dělejte to také a starosti s účetnictvím a daněmi nechte na nás!

Více informací na:http://www.fucik.cz/

Hodnocení článku: 10 | 8 | 6 | 4 | 2 | 0

Archivace dokladů

Diskuze a názory

Na dané téma nejsou žádné názory.


Poslední zprávy z rubriky Okénko daně:

09.08.2018  Archivace dokladů Ing. Klára Honzíková (Fučík & partneři)
09.08.2018  Zcizení, ztráta a zničení obchodního majetku po novele zákona o DPH Ing. Milan Kolář (Fučík & partneři)
28.06.2018  Prodloužený termín pro podání daňových přiznání je tu! Bc. Jan Tahal (Fučík & partneři)
25.06.2018  Zpětná výplata příplatku mimo základní kapitál společníkům a jeho zdanění Judr. Lumír Schejbal (SCHEJBAL&PARTNERS)
12.06.2018  Sdružení bez právní subjektivity, respektive společnost a nový režim DPH Ing. Ivan Fučík (Fučík & partneři)






Zobrazit sloupec 
Kurzy.cz - Akcie cz, kurzy měn, forex, zlato.
TOP: Akcie CZ Akcie svět Kurzy měn Komodity Zlato Bitcoin Hypotéky Tarify Energie Kalkulačka Zákony Práce Školení Počasí

Kalkulačka

Výpočet čisté mzdy

Přídavky na dítě

Příspěvek na bydlení

Rodičovský příspěvek

Sociální příplatek

Životní minimum

Hypoteční kalkulačka

Důchodová kalkulačka

Banky a Bankomaty

Úrokové sazby

Běžné účty

Hypotéky

Stavební spoření

Podílové fondy

Směnárny - Euro, Dolar

Úřad práce

Investice

Makroekonomika - ČNB

Kryptoměny - Bitcoin, Ethereum

Zlato online, Stříbro, Ropa

Burza - ČEZ

Pojištění

Povinné ručení

Penzijní připojištění

Penzijní fondy

Podnikání

Obchodní rejstřík

Města a obce, PSČ

Katastr nemovitostí

Ochranné známky

Finanční katalog

Nový občanský zákoník

Zákoník práce

Stavební zákon

Daně, formuláře

Další odkazy

Auto - TÜV spolehlivost

Monitoring ekonomiky

Mapa webu

Volby

English version

Czech currency

Prague stock exchange


Copyright © 2000 - 2018

Kurzy.cz, spol. s r.o., AliaWeb, spol. s r.o.,

ISSN 1801-8688

Ochrana údajů | Cookies