Chyby v HR managementu mohou stát malé a střední podniky jmění

Zdlouhavý proces náboru nových pracovníků, přílišná neformálnost nebo chybějící zaměstnanecká příručka – to jsou jen některé z častých chyb spojených s řízením lidských zdrojů, jichž se dopouštějí malé a střední firmy. Důsledkem toho jim pak chybí talentovaní zaměstnanci, musejí se vypořádávat s právními spory či trpí atmosféra a výkonnost na pracovišti.

Malé a střední podniky obvykle na rozdíl od velkých společností nedisponují vlastním dedikovaným HR oddělením, management lidských zdrojů tak většinou spadá na bedra ředitele či některého člena pracovního týmu. Ti však nadále musejí zároveň plnit i své další povinnosti, a tak bývá oblast HR ořezána na nezbytné minimum. Chyby v managementu lidských zdrojů však mohou mít pro podnik dalekosáhlé následky od zbytečných útrat při nutnosti vyměnit nevhodného zaměstnance až po čas a finance ztracené při soudních přích s pracovníky. Jaké jsou časté prohřešky v HR malých a středních firem a jak se jich vyvarovat?

Pracovní interview zbytečně neprotahujte

Šéfové malých firem mívají plné ruce práce, protože si obvykle nemohou dovolit platit kohortu manažerů, která by od nich některé povinnosti převzala. Jedním z mnoha těchto úkolů pak bývá právě i vedení pohovorů s uchazeči o práci. Mnohdy to pak ale vypadá tak, že ředitel firmy kvůli omezenému času stihne vyzpovídat jednoho kandidáta v pondělí, druhého v úterý, třetího ve středu a další týden mu pak trvá, než si projde své poznámky a oznámí uchazečům výsledky. Tohle je ovšem zásadní chyba. Zatímco vy v přestávkách mezi jinými obchodními jednáními ještě jednou procházíte životopisy uchazečů a srovnáváte je s tím, co kandidáti při pohovoru uváděli, mohla už uchazeče dávno ulovit rychlejší konkurence či větší firma. „Malé podniky musejí být pružné a rychlé, aby dokázaly předběhnout větší společnosti a získat talentované uchazeče pro sebe, a to zvlášť v současnosti, kdy je u nás nezaměstnanost rekordně nízká,“ říká Jiří Jemelka, ředitel společnosti J.I.P. pro firmy, jež poskytuje revitalizace a interim management malým a středním podnikům. Náborový proces tedy rozhodně neprotahujte. Jednání s uchazeči veďte pokud možno ve stejný den a všem kandidátům pokládejte stejné otázky. Jejich odpovědi tak budete moci rychleji a snadněji porovnat. V ideálním případě jim poté pošlete své rozhodnutí ještě ten samý den.

Nespoléhejte na intuici

Malé podniky jsou tak trochu jako rodina, zvlášť, je-li v nich zaměstnanců jen poskrovnu. Tato atmosféra není rozhodně nic špatného, ale může svádět k jisté neformálnosti i v tak důležitých procesech, jako je management lidských zdrojů. Není například dobré nabírat zaměstnance a dávat jim výpovědi jen na základě určitého pocitu či intuice. Toto je zejména riskantní v druhém jmenovaném případě, neboť zaměstnanec propuštěný bez „svědectví“ řádné dokumentace o jeho prohřešcích má v případě stížnosti na oprávněnost výpovědi výhodu. Firmě se tedy rozhodně vyplatí řádně dokumentovat jakékoliv důležité situace, spory mezi zaměstnanci, provinění proti pracovnímu řádu a podobně. Též je vhodné pravidelně písemně hodnotit výkon, docházku či chování zaměstnanců.

Zaměstnanecká příručka je základ

Zaměstnanecká příručka („employee book“, případně „employee handbook“) je dokument, díky němuž se nastupující zaměstnanec může snadno seznámit s pravidly firmy a její organizační strukturou, etickým kodexem, firemní kulturou a hodnotami. Příručka slouží i jako praktický průvodce i jako jakýsi manuál k různým interním procesům a zavedeným postupům. Malé podniky však bohužel mají tendenci nevěnovat jí příliš pozornosti. Dle průzkumu společnosti Gusto má zaměstnaneckou příručku vypracovanou jen 26 % malých podniků (1–9 zaměstnanců). Střední podniky (10–200 zaměstnanců) jsou na tom s 87 % procenty výrazně lépe. Nejčastějším důvodem, proč malé firmy příručku nemají, je, že si myslí, že mají příliš málo zaměstnanců na to, aby se jim vyplatila. Odborníci z HR odvětví se ovšem shodují na tom, že zaměstnanecká příručka je základ, který by měla mít každá firma bez ohledu na počet pracovníků. „Zaměstnanecká příručka významně usnadní nováčkům nástup na jejich pozici i plnění nových povinností. Pokud navíc firmy neopomenou důsledně v ní sepsat všechna práva a povinnosti zaměstnance, poslouží podniku i jako podklad při případném řešení sporů s pracovníky,“ dodává Jiří Jemelka.

Nenabírejte lidi jen podle jejich znalostí či zkušeností

Malé a střední podniky bývají oproti velkým firmám v nevýhodě co do počtu uchazečů na pracovní místo. Není proto divu, že jejich ředitelé leckdy rádi „skočí“ po možnosti přijmout do řad svých zaměstnanců člověka s mnohaletými zkušenostmi v oboru, výbornými znalostmi a skvělou reputací, přičemž ale opomenou zjistit, zda daný člověk zapadá do jejich firmy i v jiných ohledech – například zda je schopen ztotožnit se s firemní kulturou a hodnotami podniku. Jen si představte, jaké to asi bude, když by na post marketingového ředitele ve společnosti vyrábějící veganské produkty, jejíž firemní kultura si zakládá na zdravém životním stylu a ekologii, nastoupil zapřísáhlý „masožravec“ kouřící jednu cigaretu za druhou a zarytě ignorující koše na tříděný odpad. Toto je samozřejmě trochu nadnesený příklad, přesto je skutečně potřeba při náboru uvažovat i v tomto duchu – to znamená nezkoumat jen profesní stránku uchazeče, ale přihlížet i k jeho osobnosti, zálibám či hodnotám. Tuto oblast určitě není dobré podceňovat, odborné studie dokonce tvrdí, že jediný „nezapadající“ zaměstnanec může snížit výkonnost celého týmu o 30 až 40 %.