(Kurzy.cz)
Podnikatelé, umíte efektivně řídit porady?
Již měsíc můžete na našem serveru v sekci Podnikání v Poradně pro podnikatele nacházet odpovědi na dotazy našich klientů z řad podnikatelů / firem týkající se strategie řízení, personalistiky, finančních toků, prodeje a marketingu.
V seriálu "Poradny pro podnikatele", který jsme pro vás připravili, vám předložíme odpovědi na dotazy, na které jsme se zeptali Ing. Bc. Jiřího Jemelky, marketingového specialisty, odborníka na růst a rozvoj firem, zakladatele společnosti J.I.P. pro firmy s.r.o.
Dotaz Kurzy.cz:
Co byste doporučil, jak nejlépe má postupovat podnikatel či ředitel firmy, pokud se mu nedaří dělat efektivní a produktivní porady, které by měly smysl, netrvaly příliš dlouho a byly konstruktivní. Často se stává, že se při poradách zamotají účastníci do řešení věcí, které by se měly řešit jinde, často se pouze kolegové přou o nějaké témata, kde cílem není konstruktivní opatření pro firmu, ale prosazení vlastního názoru, mnohdy za každou cenu.
Odpověď pana Jiřího Jemelky, odborníka na růst a rozvoj firem:
Porady jsou „velkým tématem“ pro většinu firem, a to z jednoho prostého důvodu. Mnozí tak nějak podvědomě cítíme, že porady mohou být velkým požehnáním, jsou-li efektivní, věcné, časově „tak akorát“. Vezmeme-li v úvahu, že už T.Baťa otevřeně hovoří o nutnosti pravidelných porad, a to zejména těch každodenních, operativních, cca. 5-ti minutových, pak si musíme otevřeně přiznat – porady jsou třeba! Ale jak, aby měly pro všechny užitek? Existuje několik zásad, které bychom měli při poradách respektovat. Pokud máme cokoliv respektovat, pak je nutná disciplína. A disciplína předpokládá nějakého „garanta“, který půjde příkladem, bude sám disciplínu dodržovat a vyžadovat. To není otázka diktátorství, ale řádu. Často sami šéfové v poradách nevidí prioritu a tak svévolně hýbou se začátkem porad, překládají je na jiné termíny, případně úplně ruší. Mimo jiné dávají lidem najevo dvě věci: porady nejsou vlastně až tak důležité, a mého času coby podřízeného si šéf vůbec neváží. Ani jedno sdělení pod čarou není dobré pro produktivní atmosféru ve firmě. Takže základ je: jasné místo a pevný, pravidelný čas pro konání porad (od kdy, do kdy).
Pojďme se podívat na další zásady:
1. program porady se nejméně dva dny před konáním rozesílá všem účastníkům
2. každý člen porady má cca. 5 minut na prezentaci výsledků/plánů z minulého a na příští týden
3. provozní záležitosti, které se týkají jen dvou členů porady, se neřeší na poradě
4. účast povinná :-)
5. jasnost, stručnost, věcnost
6. vyžaduje-li nějaká věc hlubší diskuzi (brainstorming), tak se domluvíme na setkání zvlášť (nemůžeme na měsíční poradě řešit jednu věc 30 minut)
7. z porady dělá asistentka „Zápis z porady“ a do excel tabulky zapíše všechny úkoly z porad – co, kdo, do kdy, viz.ukázka... a přiložený soubor „Úkoly z porad“
Ukázka zápisu úkolů do excelu ...
Konkrétní program porady může být následující:
1. každý pracovník sám za sebe prezentuje své měsíční výsledky (za minulý měsíc)
2. každý pracovník sám za sebe prezentuje plán/priority na příští měsíc
3. vedení firmy prezentuje výsledky firmy za uplynulý měsíc
4. provozní věci k projednání, kontrola splnění úkolů z minulé porady
5. návrhy na zlepšení
6. stanovení úkolů, KDO, CO bude mít na starosti, DO KDY
7. odměna nejlepšího OZ co do výsledků, pochvaly, přání k narozeninám... (motivační charakter, neuvěřitelně to pomáhá budovat v lidech loajalitu a pocit důležitosti)
Zažil jsem firmy, kde porady trvaly 6 hod., po zavedení konkrétních opatření, zásad, pravidel atd. se porada „scvrkla“ na pouhé 2 hod. produktivně stráveného času. To už vůbec nemluvím o úsporách na mzdových nákladech, protože se 10 lidí místo 6 ti hodin věnuje poradě jen 2 hod. Ušetří se 40 hod. času. Vynásobme tento čas průměrným mzdovým nákladem (střední a vyšší management) 1.000 Kč/hod. a jsme na 40.000,- Kč (za měsíc). Za rok je to skoro půl miliónu korun. Stručné počty a jasný pohled na věc ukazují, že neefektivita je v takovém případě hodně drahá. Na závěr ještě jedna důležitá poznámka. Každá porada musí mít jasně určeného moderátora, který řídí a usměrňuje plynulost a „spád“ programu porady. V tomto smyslu se mi velmi osvědčilo (a líbí) jedno spojení, které rád využívám během jakékoliv porady: „Pojďme dál.“
Odpovědi na dotazy našich klientů se můžete dočíst v rubrice "Poradna pro podnikatele".
Poslední zprávy z rubriky Prezentace:
Přečtěte si také:
Prezentace
18.04.2024 Daňové přiznání lidem provětralo peněženky....
15.04.2024 Kam půjdou úrokové sazby? Aktuální přehled...
15.04.2024 Zabouchnuté dveře vyřeší zámečník od pojišťovny...
Okénko investora
Mgr. Timur Barotov, BHS
Petr Lajsek, Purple Trading
Miroslav Novák, AKCENTA
Spotřebitelská inflace v eurozóně odeznívá, pro služby to však úplně neplatí
Olívia Lacenová, Wonderinterest Trading Ltd.
Michal Brothánek, AVANT IS
Jiří Cimpel, Cimpel & Partneři
Ali Daylami, BITmarkets
Bitcoin stanovil nové historické maximum – Je už na nákup pozdě?
Jakub Petruška, Zlaťáky.cz