Jak vybudovat funkční kancelář pro řízení projektů

Problémy (nejen) projektového řízení

Časté dilema projektových manažerů: jak by mělo vlastně fungovat prostředí pro efektivní řízení portfolií, programů a projektů? Odpověď najdeme, pokud si položíme tuto otázku správně: "Co charakterizuje dobré Portfolio, Programme and Project Office (P3O) model?"

Sdílejte informace v rámci P3O

P3O je zkratka pro metodiku řízení projektů, programů a portfolia (Portfolio, Programme and Project Offices). Je naprosto klíčové, abyste vytvořili takovou P3O kancelář, která podporuje sdílení informací, znalostí a zkušeností.

Zkušenosti a poučení z uskutečněných opatření, v rámci klíčových rozhodnutí, při využívání různých technologií jsou cenné i pro ostatní projekty, programy ale také pro standardní chod organizace (B.A.U. - Business as usual). To je podmíněno efektivním "zachytáváním" informací a zajištěním toho, aby se jednalo pouze o relevantní informace.

Tento přístup se však neobejde bez spolupráce se sponzory / vedoucími projektů a programů. Jejich zapojení je klíčové již od počátku tak, abyste mohli využívat minulé „lessons,“ ale také předávat své zkušenosti ostatním.

Myslete na přidanou hodnotu u všech aktivit P3O model přináší přidanou hodnotu pro všechny změnové aktivity (projekty a programy), ale i pro portfolio jako celek. Předpokládá proaktivní přístup, který zvyšuje přidanou hodnotu při klíčových rozhodováních. Prioritou není pouhý návrh variant, ale návrh a identifikaci variant, které přinesou vyšší přínosy.

Přístup založený na vyšší přidané hodnotě vyžaduje komunikaci mezi programy a projekty a usnadňuje zapojení dalších zúčastněných stran. P3O zlepšuje koordinaci vzájemně propojených rozhodnutí o portfoliích, programech a projektech. K tomu P3O napomáhá vytvořením prostředí s jasnou strukturou, jasnými pravidly a strategickými cíli.

Inovujte. A naučte se říkat ne. Jako Steve.

"Jsem pyšný na hodně věcí, které jsme neudělali, stejně jako na ty, které jsme vytvořili. Inovace znamená říci 'ne' tisícovkám věcí." Tento výrok pronesl génius Steve Jobs, když se vrátil zpět do Applu, tedy v roce 1997.

Zapamatujte si, že inovace obecně znamená změnu nebo vytváření efektivnějších procesů, produktů a nápadů. Pro P3O to znamená implementovat nové nápady, vytvářet dynamické výstupy nebo zlepšovat stávající služby. Míra inovací na úrovni organizace se tudíž týká úspěšné realizace programů a projektů.

Při úspěšné řízení změn je třeba každý projekt či program sledovat z několika úhlů jako např. finance, efektivita inovačního procesu, motivace zaměstnanců a přínosy pro zákazníky. P3O umožňuje top manažerům rychlý přístup ke klíčovým informacím pro efektivní podporu projektům a programům a také pro strategická rozhodnutí.

Spíše pomáhejte, na direktivní řízení zapomeňte. V prostředí rychlých změn nikdy nemá jedna osoba kompletní znalost všeho. Doby Ferdy mravence jsou pryč. Studie navíc jasně ukazují na fakt, že velitelský „command and control“ styl je za těchto podmínek neúčinný. P3O napomáhá využívání efektivního systému "řízení na základě výjimky" či principu.

Jde o to, aby vaši lidé na frontové linii měli přístup k přesným a aktuálním informacím, na základě kterých se budou dále rozhodovat ve váš prospěch. Dobře fungující P3O kancelář doslova vytváří prostředí, které flexibilně reaguje na interní a externí změny. Vaše organizace bude žít s razantně menší byrokracií.

Kde a jak začít?

Pokud patříte do skupiny manažerů na úrovní projektů, programů, či portfolia, které tyto vlastnosti P3O zaujali, ale chcete rychlý briefing od zkušeného P3O profesionála, pak určitě stojí za shlédnutí tento manažerský úvod: P3O IntroTM kurz viz.: http://bit.ly/P3O-tayllorcox

Toto je zkrácená verze zprávy. Celou naleznete na: https://www.tx.cz/blog/jak-vybudovat-efektivni-kancelar-rizeni-project-programme-portfolio

Kontakt:

TAYLLORCOX

www.tx.cz

ČTK ke zprávě vydává obrazovou přílohu, která je k dispozici na adrese http://www.protext.cz.

Související témata