Smlouvy a dokumenty Finanční skupiny České spořitelny budou mít vlastní spisovnu v logistickém parku P3 Hradec Králové

Česká spořitelna zjednodušuje procesy související s ukládáním klientské dokumentace a přesouvá na 25 milionů dokumentů z pobočkové sítě a existujících spisoven do nové centrální spisovny. S vytvořením prostor na míru potřebám archivace dokumentů bance pomohla společnost P3, v jejímž královehradeckém průmyslovém parku se během pěti měsíců podařilo proměnit běžné skladové prostory na budovu s unikátním určením. Celková investice v řádech milionů eur zahrnovala speciální úpravy a inovativní technická a bezpečnostní řešení. Česká spořitelna bude do budoucna v parku P3 Hradec Králové využívat více než 6 000 m² skladových a kancelářských prostor.

 „Neustále hledáme cesty, jak kolegům z poboček i z centrály usnadnit práci s klientskými dokumenty. Proto jsme se rozhodli zjednodušit naše procesy a veškerou dokumentaci přesunout na jedno místo,“ potvrzuje Luděk Hadra, manažer zpracování klientské dokumentace České Spořitelny. „K výběru vhodné lokality přispěla nejen dobrá dostupnost parku P3 Hradec Králové, ale i to, že už jsme předchozí spisovnu v Hradci Králové měli, což nám zjednodušilo přesun materiálů a umožnilo také zachovat stávající tým,“ doplnil Hadra.

 „Sklady, výrobní prostory, kanceláře, showroomy  nebo dokonce obchody - ty už stavíme a pronajímáme, ale spisovnu jsme tvořili poprvé. Jsem velice rád, že jsme dokázali za nestandardně krátkou dobu - necelých pět měsíců - vybudovat výjimečný prostor se speciálními bezpečnostními prvky a technickým vybavením,“ říká Tomáš Míček, ředitel P3 pro Českou republiku. Pro spisovnu nebylo nutné stavět novou budovu, náročnými úpravami na míru se podařilo ze skladové haly vytvořit unikátní prostor, který charakterizují technické inovace a vysoký bezpečnostní standard. Součástí spisovny je originální regálový systém společnosti BITO ve třech výškových úrovních spojených výtahem.

 „Celý proces uskladnění dokumentace má stanovená pravidla a je velice propracovaný,“ popisuje Luděk Hadra z České Spořitelny, a dodává: „U každého přijímaného dokumentu nám systém například ještě před tím, než ho uloží, podle jeho typu určí, zda ho máme zkontrolovat a případně naskenovat, abychom ho mohli využít v dalších procesech. To pro nás při objemech dokumentace, se kterou pracujeme, představuje významnou časovou úsporu,“ vysvětluje Hadra.

Pohybová čidla i vodní nádrž

 Součástí haly je rovněž osvětlení regálového systému řízené pohybovými čidly tak, aby docházelo k co největší energetické úspoře. Pokud by se totiž svítilo v celé hale, zapnulo by se až 1 800 zářivek. Budova je také zajištěna bezpečnostními prvky, aby splňovala požadovaný režim ochrany. Ve spisovně jsou uloženy smlouvy a další důležité dokumenty klientů Finanční skupiny České spořitelny. Celkem je nyní po spuštění spisovny evidováno více než 25 milionů fyzických dokumentů. Kdyby se poskládaly za sebou, mohly by lemovat cestu z Hradce Králové do Trutnova, která má 50 kilometrů. V následujících letech banka očekává, že se rozrostou až na 100 km. Uskladnění tak velkého množství papírových dokumentů si vyžaduje zvláštní ohled na požární bezpečnost, proto se vybudovala i retence na vodu o objemu 80 m³. Součástí haly, ve které bude pracovat až 60 lidí, jsou také komfortní kanceláře čítající 720 m².