(Kurzy.cz)
Firmy se obávají papíru, roste poptávka po elektronickém archivu
Každá firma či podnikatel mají
povinnost uchovávat celou řadu dokladů, některé z nich pak dokonce až třicet
let. Rizika související s jejich dlouhodobým uskladňováním si uvědomuje čím dál
více společností, které své dokumenty převádějí do elektronických archivů.
Zatím stále nejobvyklejším způsobem
archivace je v případě podnikatele police se šanony, u větších firem jsou pro
tento účel vyhrazeny rovnou celé místnosti či dokonce sklady. Takto uchovávané
doklady jsou ohroženy ohněm, povodní či prostě jen tím, že mohou po letech
archivace vyblednout a stát se nečitelnými. Častým problémem jsou také situace,
kdy se takzvané prvotní doklady zatoulaly mezi dřívějšími manažery,
statutárními orgány, případně i účetními firmami. „Za těchto okolností jsme zažili opakovaně případy, kdy kvůli tomu byly
daně vyměřeny tzv. náhradní metodou podle pomůcek a vedlo to k vysokému
dodanění a sankcím. V důkazní nouzi je obtížné čelit propočtům a odhadům
provedeným správcem daně,“ říká Vlastimil Sojka, jednatel společnosti
KODAP.
Co a jak dlouho archivovat? · účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let · účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let · účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let · stejnopisy evidenčních listů – 3 roky · mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let (u starobního důchodu 10 let) · u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let (3 roky po zaplacení dlužného pojistného) · Daňové
doklady - 10 let od konce
zdaňovacího období
|
Pokud již ke ztrátě či znehodnocení dokladů dojde, nevyplácí se čekat na daňovou kontrolu a pak zpětně vysvětlovat, že „účetnictví uplavalo“. „Pokud nešlo o letité dokumenty, je možné si vyžádat kopii dokladu od protistrany,“ dodává Vlastimil Sojka.
Zákon o účetnictví nařizuje obecně pro účetní doklady lhůtu pěti let pro jejich úschovu. Výjimkou je účetní závěrka a výroční zpráva, které musí být archivovány po dobu 10 let. V případě nesplnění této povinností může být vyměřena sankce až do výše 3 % objemu aktiv. Horší situace ale může nastat u dokladů jako jsou například
mzdové listy. Ty musejí být - na rozdíl od daňových dokladů uchovávány nejméně 30 let. Pokud Okresní zpráva při kontrole zjistí, že došlo k jejich poškození či dokonce ztrátě, může uložit pokutu do výše 100 000 korun, při opakovaném pochybení dokonce až půl milionu korun.
I z těchto důvodů přibývá firem, které využívají opory v zákoně a své doklady převádějí a uchovávají v elektronické podobě. „V posledních měsících registrujeme meziroční růst poptávky po elektronické archivaci o 30 procent," potvrzuje Jan Mrvík ze společnosti EDITEL, která se elektronickou archivací dokumentů zabývá. I tento způsob uchovávání dokumentů se musí řídit jasnými pravidly. „V případě elektronické archivace je třeba zajistit věrohodnost původu dokumentů, nezměnitelnost jejich obsahu, dlouhodobou archivaci v daném období a samozřejmě̌ stálou převoditelnost do čitelné podoby. Běžnou součástí zabezpečení jednotlivých dokumentů se tak stává elektronický podpis či značka, případně̌ časová razítka a další technologické postupy,“ dodává Mrvík.
Poslední zprávy z rubriky Prezentace:
Přečtěte si také:
Prezentace
23.04.2024 Podle čeho vybírat plechový zahradní domek?
18.04.2024 Daňové přiznání lidem provětralo peněženky....
Okénko investora
Olívia Lacenová, Wonderinterest Trading Ltd.
Evropský průmysl zelené energie má problém: Společnosti se stěhují do USA
Mgr. Timur Barotov, BHS
Trhy střízliví a vedou ruku amerického Fedu ke zpřísnění politiky
Petr Lajsek, Purple Trading
Miroslav Novák, AKCENTA
Spotřebitelská inflace v eurozóně odeznívá, pro služby to však úplně neplatí
Michal Brothánek, AVANT IS
Jiří Cimpel, Cimpel & Partneři
Ali Daylami, BITmarkets
Bitcoin stanovil nové historické maximum – Je už na nákup pozdě?
Jakub Petruška, Zlaťáky.cz