Podnikání | 27.05.2015 13:24:47

Nejčastější chyby v elektronické fakturaci

Stále více firem posílá faktury v elektronické podobě. Potvrzují to i čísla Českého statistického úřadu, podle kterých elektronickou cestu využívá již necelá polovina tuzemských společností. Na druhou stranu pouhá desetina firem má nastavené systémy na automatizované přijetí elektronické faktury. Přitom by jejich finanční i časová úspora mohla být několikanásobně vyšší. Silným argumentem pro automatizaci je také integrovaná kontrola správnosti dodaných faktur.

Třetina faktur obsahuje chyby

Podle údajů společnosti EDITEL zhruba každá třetí faktura obsahuje chybu nebo opomíjí důležitou informaci. „Ať už chybí popis plnění, nebo jde o špatně vyplněná čísla účtu či specifický nebo variabilní symbol. Dodavatel pak neví, zda peníze vůbec dostane či zda půjde faktura spárovat s objednávkou,“ upozorňuje Jan Mrvík, výkonný ředitel společnosti EDITEL. To potvrzuje také Vlastimil Sojka ze společnosti KODAP, podle kterého musí se zasíláním faktur v elektronické podobě především souhlasit odběratel. „Nejčastěji se toto řeší již ve smlouvě, kde je přesně stanoveno, na jakou emailovou adresu se mají podklady posílat,“ dodává Sojka. Podle zákona totiž elektronickou fakturu není povinen přijmout a akceptovat ten, kdo k tomu nedal souhlas. S tím mohou mít problém zejména menší podnikatelé a živnostníci. Ti často posílají faktury emailem a to v různých podobách. „Nejsou výjimečné případy, kdy se na nás obrátí klient s tím, že sice poslal fakturu, ale druhá strana nejen, že nereaguje, ale údajně fakturu ani neobdržela. Takto se může zaplacení prodlužovat i o měsíce, což je pro menší podnikatele s malým obratem už značně problematické,“ dodává Sojka.

Nejasnosti kolem formátu

Další problém je s formáty, které jsou často pro fakturaci používány. Často se posílají daňové doklady s příponou ve formátu pro Word nebo Excel. Jenže příjemce si takový

dokument může upravit ke svému prospěchu a až takto pozměněnou fakturu uhradit. Následné prokazování viny je složitější a záleží na vztahu mezi dodavatelem a odběratelem. PDF v tomto poskytuje částečně lepší ochranu, protože může obsahovat i elektronický podpis či časovou značku, o jejichž pravosti nelze pochybovat. I tak ale účetní oddělení bez automatizovaných systémů musí takovou fakturu vytisknout, ručně přepsat a jako v případě papírové verze archivovat. Výsledná úspora času a nákladů je tak minimální.

Důvody pro elektronickou fakturaci:

- Zajištění doručitelnosti – což v případě emailu neplatí, protože faktura může skončit ve spam filtru či dokonce některých případech nebýt doručena vůbec.

- Nezaměnitelnost obsahu – což je opět problém u dokumentů zpracovaných ve Wordu či Excelu.

- Věrohodnost původu – Elektronický podpis, značka či EDI jsou nejdostupnější formou, jak zabezpečit věrohodnost. Legislativa je ale nijak nepreferuje, ani nevyžaduje. Dle zákona o DPH stačí doložit tzv. auditní stopu. To znamená, že firma musí být schopná prokázat, že skutečně došlo k danému plnění v uváděném rozsahu.

- Převoditelnost do čitelné podoby – souvisí s potřebou archivace po dobu deseti let.

Tomáš Hejda

PR MOLLO.cz